Вебинар «Архив для КЭДО: как хранить электронные кадровые документы до 75 лет?»

• Тема вебинара: архив для кадрового электронного документооборота.  

• Алексей Рождественский, эксперт по продукту в компании Док Вижен, представляет тему.  

• КДО - самый яркий тренд на российском рынке электронного документооборота.  

• Вопросы хранения документов после подписания в системе КДО.  

• Появление множества сервисов для КДО.  

• Правила хранения кадровых документов аналогичны для бумажных и электронных.  

• Законодательные требования и сроки хранения кадровых документов.  

• Сервисы КДО обеспечивают только подписание документов, но не их хранение.  

• Решение на платформе Док Вижен для хранения электронных кадровых документов.  

• Возможность подключения различных сервисов КДО.  

• Два потока документов: электронные и бумажные.  

• Электронный кадровый документ загружается в архив автоматически.  

• Возможность сканирования и загрузки бумажных документов.  

• Единое хранилище всех кадровых документов.  

• Возможность поиска и долгосрочного хранения документов.  

• Выгрузка документов по запросу сотрудника или контролирующих органов.  

• Сохранение юридической значимости документов.  

• Технические вопросы: как обеспечить хранение электронного документа с электронной подписью.  

• Организационные вопросы: как хранить электронные документы и проецировать правила на них.  

• Различные виды подписей для долгосрочного хранения.  

• Усиленная электронная подпись и ее усовершенствование.  

• Архивная подпись и продление срока хранения до 15 лет.  

• Сервис в платформе Док Вижен для автоматического усовершенствования подписей.  

• Продление срока хранения документов до 15 лет.  

• Возможность переподписания документов для дальнейшего хранения.  

• Сервис обеспечивает долгосрочное хранение электронных документов с электронной подписью.  

• Документы должны быть действующими, с действующим сертификатом.  

• При загрузке документа в систему подпись улучшается до архивного формата, что продлевает срок действия документа до 38 лет.  

• При выгрузке документа из системы его можно проверить во внешних сервисах.  

• Пример проверки с использованием сервиса "Контур.Крипта".  

• Простая усиленная подпись не может подтвердить дату подписания документа, в отличие от архивной подписи.  

• Пример электронного потока документов, включая приказ на отпуск.  

• В архиве документов содержится файл с подписью, служебный файл и доверенность.  

• Система автоматически загружает документы в архив, соблюдая требования Минтруда.  

• В архиве можно найти текст документа и информацию о его реквизитах.  

• Система автоматически заполняет карточку документа, включая реквизиты и дату загрузки.  

• Данные о доверенности и сотруднике также загружаются в архив.  

• Система фиксирует дату подписания документа и показывает две электронные подписи.  

• Подпись сотрудника не была усовершенствована, подпись работодателя улучшена до архивного формата.  

• Система позволяет скачивать документы из архива и проверять их юридическую значимость.  

• При скачивании документов система выгружает все необходимые файлы для юридической значимости.  

• Документы можно проверить с помощью стороннего программного обеспечения, такого как "Криптоарм".  

• Проверка подписи позволяет подтвердить её действительность и дату подписания документа.  

• Подпись в электронном документе проверяется на корректность.  

• Система фиксирует дату проставления подписи и штампы времени.  

• Электронный архив улучшает и проверяет подписи, делая их корректными.  

• Сканы бумажных документов загружаются в систему распознавания.  

• Система автоматически извлекает реквизиты, такие как ФИО, номер и дата.  

• Система проверяет корректность реквизитов, например, СНИЛС.  

• В системе отображаются сканы бумажных документов с заполненными реквизитами.  

• Документы можно найти и использовать в архиве, как электронные.  

• Система позволяет фильтровать и группировать документы по различным параметрам.  

• Возможность фильтрации документов по сотрудникам и другим параметрам.  

• Настройка реестра документов для удобства пользователей.  

• Группировка данных по сотрудникам, статусу и подразделениям.  

• Электронный архив продлевает срок жизни документов до 15 лет.  

• Система обеспечивает удобный поиск и работу с архивом.  

• Решение на платформе Докс Вижен соответствует правилам хранения электронных документов.  

• Различие между оперативным хранилищем и архивным хранением документов.  

• Оперативное хранилище предназначено для документов, с которыми ведется работа.  

• Архивное хранение включает документы, переданные на хранение в соответствии с процедурами.  

• Федеральный закон №125 об архивном деле обязывает организации организовывать хранение архивных документов.  

• Кадровые документы являются социально значимыми и должны храниться надежно.  

• Постановление правительства 1992 года создало сеть государственных и муниципальных архивов.  

• В устав коммерческих организаций должны включаться положения о работе с кадровыми документами.  

• При ликвидации организации кадровые документы сдаются в архив по определенному списку.  

• Хранение кадровых документов регулируется множеством законов, приказов и ГОСТов.  

• Основные нормативные документы: приказ Росархива 77, приказ Минтруда 236, стандарты электронной подписи и метаданных.  

• Решение представляет собой долговременный архив для электронных и бумажных документов.  

• Может использоваться для различных видов документов, включая финансовые и делопроизводственные.  

• Решение интегрируется с системами электронного документооборота и позволяет получать данные из различных источников.  

• Документы могут быть загружены вручную или через интеграцию.  

• Документы хранятся структурировано и могут быть отсортированы для передачи в архив.  

• Номенклатура дел позволяет привязать документы к конкретным делам.  

• Номенклатура может вестись в системе СХЭТ или в другой системе автоматизации.  

• Номенклатура формируется на год и включает разделы, подразделы и конкретные дела.  

• Номенклатура формируется на основе сгруппированных видов документов.  

• Документы с разными сроками хранения группируются в дела.  

• Номенклатура утверждается приказом и может копироваться между годами.  

• Система позволяет хранить электронные и бумажные документы в одном деле.  

• Дела могут быть бумажными, смешанными или электронными.  

• Возможность автоматической конвертации электронных документов в формат долгосрочного хранения.  

• Справочник сроков хранения содержит более 600 статей.  

• Система автоматически выбирает сроки хранения для дел.  

• Формируются различные печатные формы, регламентированные архивным делопроизводством.  

• Документы должны быть переданы в архив не ранее одного года и не позднее трех лет с даты выхода.  

• Система отслеживает сроки и формирует акты приема-передачи дел.  

• Печатные формы генерируются автоматически вместе с актом приема-передачи.  

• Специфические параметры для электронного документооборота.  

• Таблица с электронными документами, передаваемыми в архив.  

• Процесс согласования и утверждения актов приема-передачи документов.  

• Конвертация кадровых документов в архивные.  

• Формирование упрощенной карточки архивного документа.  

• Контейнер для архивного хранения документов в формате PDF-A.  

• Создание дубликата архивного документа.  

• Резервное копирование для безопасности.  

• Усовершенствование подписей для архивного хранения.  

• Специфические задачи по выдаче и возврату документов.  

• Механизм запроса доступа к делам в архиве.  

• Разные роли пользователей с разными правами доступа.  

• Система отслеживает сроки хранения дел.  

• Три способа уничтожения электронных документов.  

• Проверка целостности документов на длительном хранении.  

• Возможность кастомизации решений по архивам.  

• Формат файла описания архивного документа.  

• Восстановление поврежденных документов с помощью дубликатов.  

• Документы могут быть переданы в архивы или оставаться в оперативном хранении.  

• В системе можно отслеживать статус документов, включая архивные.  

• Существует множество видов описей, которые можно показать индивидуально.  

• Доступ к архиву возможен через веб-интерфейс для любого сотрудника.  

• Лицензии для платформы бессрочные и конкурентные.  

• Система устанавливается на сервере и может работать без обновлений до 75 лет.  

• Документы могут храниться в открытом формате PDF-A.  

• Возможность передачи документов в госархив обсуждается, но пока не реализована.  

• Проверка целостности резервных копий и уведомления о неправильных хэшах.  

• Электронная подпись сотрудника остается действительной после увольнения.  

• Важно фиксировать дату подписания документа для подтверждения его подлинности.  

• Механизм переподписания документов через 15 лет для поддержания целостности.  

• Документы передаются в архив в соответствии с делом, а не группой сотрудников.  

• Возможность проведения индивидуальной демонстрации решения в организации.  

• Решение предназначено для долговременного хранения документов, как бумажных, так и электронных.