Вебинар «Автоматизация кадрового документооборота практическое применение»

• Марина Мартынова представляет себя и коллег, которые будут выступать на вебинаре.  

• Они расскажут об автоматизации кадрового документооборота и практическом применении.  

• Автоматизация облегчает жизнь кадровых работников, сокращает временные затраты и уменьшает количество ошибок.  

• Законодательство определяет электронный документооборот как создание, подписание и хранение документов без дублирования на бумажном носителе.  

• Для перехода на электронный документооборот необходимо принять решение, обеспечить сотрудников электронными подписями и получить согласие работника.  

• Усиленная квалифицированная электронная подпись выдается в аккредитованных центрах и считается наиболее надежной.  

• Простая электронная подпись создается средствами информационной системы и считается менее надежной.  

• Изменения в законодательстве добавили два дополнительных вида подписей: усиленно неквалифицированную, полученную через электронное правительство, и простую электронную подпись, получаемую при обращении за государственными услугами.  

• Работодатель несет расходы на получение электронной подписи для работников.  

• Электронный документооборот может осуществляться через информационную систему работодателя или сайт работы в России.  

• Учитываются факторы: комплексная автоматизация, маршрут согласования, хранение персональных данных, интеграция с учетной системой.  

• Стоимость решения зависит от опыта и опыта использования электронных подписей.  

• Вводятся электронные документы на основании локально-нормативного акта.  

• Учитываются сведения об информационной системе, порядок доступа, перечень документов и категорий работников.  

• Работодатель уведомляет работников о переходе на электронный документооборот.  

• Работник дает согласие на использование электронного документооборота.  

• Трудовые договоры, ученические договоры, приказы о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении условий трудового договора подписываются усиленной квалифицированной подписью.  

• Другие виды документов могут быть подписаны усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью.  

• Важность учета текущих процессов и их оптимизации при переходе на электронный документооборот.  

• Учитывание особенностей информационной системы при выборе платформы для электронного документооборота.  

• Учет параметров жизненного цикла документа и его согласования.  

• Интеграция с другими системами для упрощения процессов согласования и обработки данных.  

• Учет особенностей системы при организации электронного документооборота.  

• В видео обсуждается важность интеграции систем для эффективного электронного документооборота.  

• Упоминается возможность пакетной выгрузки документов, что особенно важно при обработке большого количества заявок.  

• Упоминается, что личный кабинет сотрудника должен быть пересмотрен для обеспечения возможности пакетной выгрузки документов.  

• Упоминается ожидание интеграции с государственными системами для обеспечения возможности подписания документов через сайт госуслуг.  

• Обсуждается, что сейчас процесс организации подписи документов через сайт госуслуг является трудоемким и требует много времени.  

• Упоминается, что ожидается технологический прорыв для организации прямой интеграции с государственными системами.  

• Обсуждаются особенности работы с вахтовыми методами и необходимость учитывать их при переходе на электронный документооборот.  

• Упоминается возможность организации киосков или комнат для подписания документов на местах, где нет связи.  

• Обсуждаются маршруты согласования и их влияние на жизненный цикл процесса.  

• В системе электронного документооборота важно продумать дедлайны для подачи и согласования документов, учитывая сроки на согласование и подготовку документов.  

• Например, если сотрудник должен подписать документ в течение одного рабочего дня, то документ должен быть выложен ему за один день до работы.  

• В электронном документообороте можно использовать электронное согласование документов, что упрощает процесс и экономит время.  

• Важно настроить напоминания о дедлайнах и согласованиях для всех участников процесса.  

• Бесшовная интеграция с учетной системой позволяет кадровикам контролировать изменения данных и проверять корректность данных.  

• Важно продумать контрольные точки и проверки, предусмотренные законодательством, для предотвращения ошибок.  

• Обсуждение поэтапного перехода на электронный документооборот, начиная с высокорискованных документов и заканчивая низкорискованными.  

• Упоминание о возможности использования электронной подписи и облачного решения для документооборота.  

• Сравнение затрат на использование бумажных носителей и электронного документооборота.  

• Усредненные параметры для компании, такие как количество работников и затраты на логистику.  

• Усредненный срок перехода на электронный документооборот составляет от месяца до шести месяцев.  

• Упоминается возможность перехода на электронный документооборот через ознакомление с документами через личный кабинет.  

• В видео обсуждается ответственность работодателя за безопасность данных и необходимость получения согласия на каждую цель работы.  

• Упоминается, что в рамках электронного кадрового документооборота, все формы работы кадровика должны быть автоматизированы, чтобы избежать ошибок и сократить трудозатраты специалистов.  

• В видео представлены примеры компаний, которые перешли на электронный кадровый документооборот и автоматизацию бизнес-процессов.  

• Упоминается, что переход на электронный документооборот существенно сокращает трудозатраты специалистов и делает бизнес-процессы прозрачными.  

• В конце видео автор отвечает на вопросы и предлагает задавать их в чате или подключаться к голосовому общению.  

• Упоминается, что видеозапись вебинара доступна в группе ВКонтакте, а презентация и ссылка на скачивание доступны после прохождения опроса.  

• Обсуждается возможность перехода на электронный документооборот для компаний с численностью от 15-20 сотрудников.  

• Упоминается, что для удаленных сотрудников важно организовать своевременный документооборот, и это можно сделать с помощью электронного документооборота.  

• Обсуждается вопрос о том, могут ли сотрудники, работающие удаленно, находиться за границей.  

• Упоминается, что в рамках электронного документооборота, который находится на территории России, это не противоречит законодательству.  

• Упоминается, что в решении по электронному документообороту есть возможность использования на мобильных устройствах.  

• Обсуждается вопрос о коммуникации с сотрудниками и необходимости создания учетных записей для них.  

• В видео обсуждается вопрос о возможности использования электронной подписи для подписания документов, если это не запрещено локальными нормативными актами.  

• Упоминается, что получение электронной подписи предполагает определенные шаги, включая передачу оригиналов документов и идентификацию сотрудника.  

• В видео подчеркивается, что квалифицированная электронная подпись может использоваться для подписания всех кадровых документов, но при переходе на электронный документооборот требуется собственноручная подпись работника.  

• Упоминается, что при выборе внешнего решения для электронного документооборота, важно учитывать его интеграцию и контроль, чтобы избежать проблем в будущем.