Опыт внедрения BPM-системы ELMA в ФГБУ «ВНИИКР» / Вебинар

• Приветствие участников вебинара.  

• Представление спикеров: Станислав Поминов и Денис Эльдемуров.  

• Объявление темы вебинара: создание инструмента для совместной работы филиальной сети.  

• Создание единого информационного пространства.  

• Формирование единой формы корпоративных документов.  

• Единый регламент бизнес-процессов для всех филиалов.  

• Обеспечение доступа сотрудников к необходимой информации.  

• Проект по созданию инструмента для совместной работы филиальной сети.  

• Представление Дениса Эльдемурова, начальника отдела по сопровождению информационных систем.  

• Описание учреждения: 21 филиал, 1145 сотрудников, разработка методик для Россельхознадзора.  

• Повышение прозрачности и стандартизации работы.  

• Уход от бумажной документации и улучшение взаимодействия с региональной сетью.  

• Создание системы учета и контроля исполнения поручений.  

• Критерии выбора системы: разработчик должен быть резидентом РФ, единая среда коллективного взаимодействия, гибкая настраиваемая архитектура бизнес-процессов.  

• Анализ российского рынка и использование систем в подразделениях Россельхознадзора.  

• Получение информации от производителей и выбор двух лидеров: Directum и Элма.  

• Технические проблемы и их решение.  

• Элма позволяет оптимально настроить систему электронного взаимодействия и документооборота.  

• Оргструктура учреждения и настройка процессов прохождения документации.  

• Объединение всех отделов и подразделений через служебную записку.  

• Регистрация входящих и исходящих документов в учреждении.  

• До введения системы документооборот был бумажным, что приводило к потерям документов.  

• Введена регистрация документов, что позволило отслеживать их движение по учреждению.  

• Документы можно добавлять напрямую из почтового клиента, что упрощает процесс.  

• Встроен плагин для Microsoft Outlook, что позволяет автоматически присваивать номера документам.  

• Сокращено количество носимых документов, что улучшило работу канцелярии.  

• Возможность выбора адресата и направления документов на резолюцию.  

• В федеральном бюджетном учреждении существует контрактный отдел, который занимается всеми контрактами.  

• Создан справочник для договоров, где размещаются сканированные файлы с описанием условий.  

• Ограничен доступ к информации для сторонних пользователей.  

• Процесс регистрации договоров автоматизирован, включая согласование и подписание электронными подписями.  

• Документы проходят полный процесс согласования в электронном виде.  

• Конечный результат распечатывается для хранения в соответствии с законодательством.  

• В институте организованы справочники для ученых-биологов и сотрудников филиалов.  

• Справочники включают нормативно-справочную информацию по карантинным вредным организмам и методические документы.  

• Методические документы продаются сторонним организациям для работы в сфере выращивания продукции.  

• В справочниках размещены устав, коллективный договор и другие организационно-распорядительные документы.  

• Служебные справочники доступны ограниченному количеству сотрудников.  

• Инструкции по работе и другие документы доступны всем сотрудникам с соответствующими правами.  

• В учреждении было принято решение о введении IP-телефонии для сокращения затрат на связь.  

• Разработан парклет телефонный справочник, включающий все доступные телефоны сотрудников.  

• Система позволяет звонить прямо из системы, но пока не все сотрудники могут использовать гарнитуру.  

• Документы хранятся в справочнике, а не в формате карточек.  

• Справочник позволяет настраивать любое количество полей с любой информацией.  

• Документы можно легко найти и использовать, не открывая их отдельно.  

• Все процессы в организации начинались с одной служебной записки.  

• Рутинные задачи, такие как заявки на закупку и техническую поддержку, были автоматизированы.  

• Сотрудники могут отслеживать статус своих заявок и получать оповещения о процессе их прохождения.  

• Выделен отдельный процесс для формирования и управления совещаниями.  

• Процесс автоматически рассылает задачи участникам и отражает дату в их календаре.  

• Это облегчает заполнение документов и разнесение задач по отделам.  

• Некоторые процессы разрабатывались самостоятельно, другие с привлечением сторонних специалистов.  

• Специалисты учреждения могут самостоятельно создавать простые процессы.  

• Для сложных процессов привлекаются сторонние организации.  

• В процессе внедрения системы участвовало четыре человека, включая начальника отдела.  

• Сейчас над системой работают три человека, включая начальника отдела.  

• Этого достаточно для сопровождения системы в организации.  

• Система включает инициатора, советника и исполнителя.  

• Расписаны все шаги и сроки прохождения документов.  

• Указывается, кто имеет право подписать и рассмотреть документы.  

• Пиковая нагрузка составляет 280 одновременных подключений.  

• Постоянная нагрузка около 120 подключений.  

• Система позволяет легко создавать и проверять процессы.  

• Процесс включает согласование с двумя направлениями: материальное обеспечение и бухгалтерия.  

• Формируется лист согласования, который можно распечатать и предъявить.  

• Система не позволяет создавать нерабочие процессы.  

• Сотрудники могут участвовать во всех процессах через общие календари.  

• Функция удобна для назначения действий и указания участников.  

• В календаре появляется информация о мероприятиях и задачах.  

• Система предоставляет отчеты по исполнительской дисциплине.  

• Руководитель обязан получать отчеты для улучшения работы.  

• Отчеты помогают отслеживать выполнение задач и делать выводы.  

• Интеграция календарей Outlook отсутствует, так как Outlook используется только как почтовый клиент.  

• Сотрудники могут автоматически загружать письма в систему и ставить задачи себе.  

• Система позволяет сотрудникам планировать задачи и отслеживать их выполнение.  

• Создано меню "Что нового?" для оповещения сотрудников о новых документах и инструкциях.  

• Инструкции доступны в виде презентаций, что делает их понятными и интересными.  

• Сотрудники могут обращаться за помощью, но основной процесс обучения уже пройден.  

• Уведомления о новых документах рассылаются через сообщения от администратора.  

• Уведомления включают выдержки из документов, чтобы сотрудники могли понять их содержание.  

• Все пользователи системы получают оповещения в ленте сообщений.  

• В организации не было проблем с разными бизнес-процессами в филиалах.  

• Филиалы регистрируют свои письма в системе под своими регистрационными номерами.  

• Документы, поступающие в центр, имеют регистрационные номера филиалов и центра.  

• Внедрение системы вызвало негативную реакцию у части сотрудников.  

• Со временем сотрудники привыкли к системе и стали требовать её быстрого запуска.  

• Система стала неотъемлемой частью работы, и сотрудники довольны её использованием.  

• Проблемы с электропитанием и локальными сетями могут вызывать сбои в системе.  

• ИТ-отдел решает эти проблемы быстро, чтобы система не останавливалась.  

• Архитектура оборудования не обсуждается, так как это не входит в компетенцию спикера.  

• Увеличилось прохождение документов от автора до исполнителя.  

• Сотрудники стали более информированы о процессах и документах.  

• Система улучшила доступ к информации и повысила уровень ответственности персонала.  

• Регламент определяет три рабочих дня на принятие решения по задачам.  

• Руководитель может поставить задачу, которая автоматически выполняется через три дня.  

• Можно вручную поставить исполнение задачи, но не менее суток.  

• Невыполнение задач отображается красным цветом, что стимулирует сотрудников.  

• Идея автоматизации процессов возникла раньше, чем покупка системы.  

• Сначала была цель создать процесс, а затем приобрести систему.  

• Внедрение модуля регистрации безопасности для отслеживания работы сотрудников.  

• Внедрение модуля регистрации безопасности для повышения эффективности работы.  

• Онлайн-доступ к справочной информации для сторонних организаций.  

• Разработка и внедрение процессов рутинной работы учреждения.  

• Автоматизация процессов перемещения материальных ценностей.  

• Создание служебных записок и заявок для передачи имущества.  

• Бухгалтерия создает документы для подтверждения передачи.  

• Использование BPM-системы для построения процессов.  

• Преимущества: четкие регламенты, устранение дублирующих функций, повышение слаженности работы.  

• Возможность создания дополнительных объектов и услуг, таких как справочники.  

• Заключение договоров с коммерческими компаниями для использования справочников.  

• Все отчеты и бюджеты будут интегрированы в информационную систему.  

• Создание и использование единых шаблонов документов.  

• Выполнение процессов в соответствии с утвержденными регламентами.  

• Создание объектов для коммерческой и исследовательской деятельности.  

• Все функции должны быть доступны в едином информационном пространстве.  

• В ПГБУ сложная система оплаты, поэтому в СЭД нет регистрации платежей.  

• Бухгалтерия и СЭД работают отдельно.  

• Использование логина и пароля для доступа к системе.  

• Возможность использования электронно-цифровой подписи, но пока не применяется.  

• Разграничение доступа для разных филиалов и групп пользователей.  

• В СЭД нет информации о процессе формирования и распределения учебной нагрузки.  

• В учреждении есть отдел, занимающийся наукой, но в СЭД нет информации об учебных мероприятиях.  

• Если бизнес-процесс понятен, его можно смоделировать в BPM системе.  

• Важно четко понимать начало и полный путь прохождения процесса.  

• Благодарность за доклад и понимание.  

• Призыв к дальнейшему сотрудничеству и прощание.