Различные типы Деловых Встреч | Как управлять встречами?

• Деловая встреча - это встреча двух или более человек для обсуждения идей, целей и задач на рабочем месте.  

• Встречи могут проводиться лично, по телефону или через видеоконференцию.  

• Встречи проводятся с сотрудниками, менеджерами, руководителями, клиентами и партнерами.  

• Встречи могут быть личными или виртуальными.  

• Личные встречи предпочтительны для доверия и вовлеченности.  

• Виртуальные встречи экономят время и ресурсы, но могут не обеспечивать полного доверия и вовлеченности.  

• Личные встречи позволяют видеть и взаимодействовать с участниками лично.  

• Виртуальные встречи могут быть дешевле, но не обеспечивают полного доверия и вовлеченности.  

• Рекомендуется сбалансировать личные и виртуальные встречи.  

• Встречи для принятия решений и совместной работы.  

• Экстренные совещания.  

• Собрания команды.  

• Совещания по обзору бизнеса.  

• Цель - провести мозговой штурм и прийти к решению.  

• Встречи проводятся редко, но необходимы для продвижения нематериальных показателей.  

• Важно 100-процентное участие команды для получения всех идей.  

• Встречи должны проводиться по мере необходимости и при 100-процентном участии команды.  

• Важно планировать встречи заранее, чтобы все могли присоединиться.  

• Встречи могут проводиться в выходные, если это удобно для команды.  

• Мозговой штурм может потребовать нескольких встреч для принятия решения.  

• Важно позволить команде высказать свои идеи и принять решение на основе коллективного мнения.  

• Менеджер должен позволить команде высказать свои идеи, прежде чем предлагать свои решения.  

• Не допускайте возникновения конфликтов, разрешайте мозговой штурм.  

• Если не можете прийти к решению, запланируйте еще одно обсуждение.  

• Будьте осторожны с решениями, которые не учитывают мнения других.  

• Уделяйте много времени объяснению причин принятия решений.  

• Цените жесты, сделанные другими, и документируйте все обсуждения.  

• Не переусердствуйте с количеством встреч, проводите их экономно.  

• Цель: решение проблем на высоком уровне или важные обновления.  

• Убедитесь в максимальном участии всех членов команды.  

• Убедитесь, что каждый участник понимает обсуждаемые вопросы.  

• Цель: поддерживать быстрый контакт с командой ежедневно.  

• Будьте кратки и интересны, начинайте вовремя.  

• Используйте собрание для обновления статуса проекта и обсуждения благодарности.  

• Называйте имена людей на собрании и спрашивайте, как у них дела.  

• Командное собрание должно быть веселым форумом для общения.  

• Ежедневные собрания должны быть веселыми и интересными.  

• Обсуждайте разные темы, не только бизнес-вопросы.  

• Смешивайте обсуждения о поведении, хобби и изменениях в организации.  

• Поддерживайте интерес к встречам, чтобы люди с нетерпением ждали их.  

• Избегайте разговоров об эскалации конфликтов и критике.  

• Последовательное начало и завершение встреч укрепляет доверие команды.  

• Кратко задокументируйте и разошлите результаты встреч.  

• Используйте веселые и занимательные методы для документирования.  

• Обратитесь к системе менеджмента качества, если она существует.  

• Цель встречи - представить результаты работы менеджеру или клиенту.  

• Подготовьте обзорную таблицу и обсудите её с менеджером.  

• Будьте честны и не манипулируйте результатами.  

• Не используйте красный цвет для выделения цифр.  

• Красный цвет вызывает негативные ассоциации и может вызвать ненужные вопросы.  

• Рассылайте протокол собрания и план действий всем участникам.  

• Убедитесь, что план действий выполняется постоянно.  

• Следуйте плану действий для улучшения результатов.  

• Продолжайте учиться и получать знания.