Простой документооборот в Google Drive

• Система документооборота должна позволять запускать документы по цепочке, согласовывать их с сотрудниками, хранить в определённом порядке и добавлять дополнительные поля.  

• Важны доступ с любого устройства, понятный интерфейс и уведомления в почту.  

• Google Диск позволяет раскладывать документы по папкам и устанавливать регламент работы.  

• Google Таблицы предлагают преимущества совместной работы, в отличие от Excel.  

• Инициаторы заводят счета, руководитель проекта, финансист и директор согласовывают, бухгалтер оплачивает.  

• Приём 1: Раздавайте права на редактирование разных диапазонов.  

• Создание общей папки со счетами и вставка ссылки на диск.  

• Обязательное прикрепление ссылки на счёт к каждой заявке.  

• Использование скриптов для автоматизации загрузки файлов.  

• Включение уведомлений о изменениях в таблице.  

• Продумывание архитектуры таблицы для отражения иерархии проектов, договоров и актов выполнения работ.  

• Использование одинаковых названий для увязки процессов.  

• Автоматическое подтягивание данных об оплатах в таблицу с договорами.  

• Каждая запись заносится в отдельную строку, каждый столбец имеет один и тот же тип данных.  

• Инструменты для работы с данными: статистические формулы, SQL-запросы, сводные таблицы.  

• Вставка сводной таблицы для анализа расходов по месяцам и договорам.  

• Разбивка данных по инициаторам и договорам.  

• Внедрение системы электронного документооборота на 90% зависит от регламента работы, а не от технологий.  

• Система мотивации, вовлечение в процесс разработки, обратная связь и упрощение системы важны для успеха.  

• Продукты Google — универсальный конструктор для бизнеса.  

• Успех зависит от фантазии и способности понять, чего вы хотите.