Вебинар: Вопросы связанные с взаимодействием с нотариальными архивами, Клиент РНП, Клиент ЕИС 18.11

• Представление участников вебинара.  

• Проверка связи и звука.  

• Начало трансляции.  

• Приветствие участников.  

• Объявление темы вебинара: установленная версия 1.22 клиента ИИС и РНП.  

• Описание возможностей клиента: создание записей, загрузка скан-образов, работа с архивами.  

• Проблемы с регистрацией наследственных дел в ИИС.  

• Решение проблем с помощью ВЦИВИ.  

• Наличие задвоенных наследственных дел.  

• Проблемы с наследственными делами в разных государствах.  

• Необходимость объединения наследственных дел в единую систему.  

• Пример с наследственным делом на Камчатке.  

• Технические ошибки при занесении данных в ИИС.  

• Исправление ошибок в датах, фамилиях и других данных.  

• Важность достоверных сведений о наследодателях.  

• Проблемы с количеством наследственных дел в округах.  

• Использование книг учета наследственных дел для восстановления количества дел.  

• Возможность присоединения скан-образов наследственных дел.  

• Сканирование документов для наследственных дел.  

• Сканирование завещаний и их хранение в электронной базе.  

• Перенос баз завещаний в ИИС.  

• Переформирование нарядов и номенклатурных дел с 1993 года.  

• Инструкции по уничтожению и переформированию дел.  

• Возможность сканирования договоров и создания архивных карточек.  

• Создание чистой базы наследственных дел для облегчения поиска.  

• Присвоение уникальных номеров наследственным делам для архивистов.  

• Важность присвоения архивных номеров для облегчения поиска.  

• Обработка вопросов от коллег в чате на Rutube.  

• Технические ограничения на прикрепление скан-образов нотариальных документов.  

• Различия в процессе добавления записей для разных годов.  

• Представление Олега Эдуардовича Рзянина.  

• Обзор изменений в законодательстве о нотариальных архивах.  

• Создание нотариальных архивов в каждом регионе и правила хранения документов.  

• Закон вводит понятие нотариального документа, который может быть на бумажном носителе или в электронной форме.  

• Нотариальные документы подлежат хранению в силу юридической значимости.  

• Сканируются только нотариальные документы, а не сопутствующие реестры и справки.  

• Нотариус обязан обеспечить сохранность нотариальных документов на бумажном носителе.  

• Документы передаются в нотариальный архив по истечении десяти лет.  

• Нотариус должен сделать копии всех документов в виде электронных образов и передать их на хранение в единую информационную систему нотариата.  

• Нотариус передает дела в нотариальный архив по истечении десяти лет или при прекращении полномочий.  

• В случае прекращения полномочий нотариуса, дела передаются комиссией.  

• Наследственные и депозитные дела передаются по приказу территориального органа.  

• В единой информационной системе нотариата существуют электронные реестры и сервисы.  

• Нотариальные документы в электронной форме создаются без сканирования.  

• Сканирование бумажных документов производится для хранения в системе.  

• Приняты четыре нормативных акта для реализации задач закона.  

• Правила нотариального делопроизводства и типовая номенклатура важны для работы нотариусов и архивариусов.  

• Документы передаются по графику, утвержденному нотариальной палатой.  

• Установлены сроки передачи документов, образованных до вступления закона в силу.  

• Документы нотариусов, сложивших полномочия, передаются без переформирования.  

• Документы, образованные в деятельности нотариуса, передаются переформированными.  

• Работники нотариального архива используют усиленную квалифицированную электронную подпись.  

• Нотариальный архив принимает документы постоянного и временного хранения.  

• Номенклатурные дела принимаются с индексами, предусмотренными типовой номенклатурой.  

• Демонстрация функционала передачи дел нотариусов, сложивших полномочия.  

• Сканирование нотариальных документов будет производиться архивариусами.  

• График сканирования утверждается нотариальной палатой.  

• В акте приема-передачи можно сделать примечание о проблемах с делом.  

• 397-й приказ регулирует хранение электронных документов и образов электронных документов в единой информационной системе.  

• Электронный нотариальный документ передается на хранение после подписания усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса или архивариуса.  

• Бумажные копии нотариальных документов хранятся в составе записей единой информационной системы.  

• Записи реестра нотариальных действий и записи единой информационной системы называются одинаково.  

• Электронный образ нотариального документа помещается в запись единой информационной системы.  

• Нотариус заполняет сведения о передаваемом документе и подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью.  

• Электронный образ должен соответствовать техническим требованиям 397-го приказа.  

• Архивариус заполняет сведения о передаваемом документе и подписывает его электронной подписью.  

• Для работы в клиенте единой информационной системы архивариусу необходима машиночитаемая доверенность.  

• В записях для номенклатурных дел содержится больше информации, чем для наследственных дел.  

• В записях наследственных дел прикладываются электронные образы нотариальных документов.  

• Электронный образ должен быть идентичен бумажному оригиналу и формироваться в формате PDF.  

• Сканирование осуществляется с разрешением 300 точек на дюйм и глубиной цвета 8 бит на пиксель.  

• После подписания акта приема-передачи нотариус и архивариус имеют доступ к документам для просмотра и исправления ошибок.  

• В случае прекращения полномочий нотариуса дела передаются комиссией.  

• Обсуждение вопроса о переформировании наследственного дела.  

• Решение о переформировании принимается в зависимости от даты возобновления дела.  

• Передача дел начинается с создания приказа о сложении полномочий нотариуса и передачи дел.  

• Передача может быть постоянной или временной, с расширением или без расширения округа.  

• Электронные акты подписываются нотариусами до сложения полномочий.  

• Номенклатура дел и годовые разделы описи должны быть подписаны в последний день работы нотариуса.  

• Практика издания приказа о передаче дел после сложения полномочий должна быть изменена.  

• Акты формируются в электронном или бумажном виде нотариусом-слагающим.  

• В случае отсутствия нотариуса, акты подписывает комиссия под руководством нотариуса.  

• Работник палаты вносит информацию о подписанных актах в ЕИС.  

• Смена владельца записи в ЕИС реестра наследственных дел происходит автоматически.  

• Открытые дела передаются другому нотариусу, оконченные – нотариальному архиву.  

• Новый нотариус становится получателем дел после подтверждения.  

• Дела могут передаваться по принадлежности, временно, в архив и на возобновление.  

• Важно соблюдать правила передачи дел для корректного учета в системе.  

• Нотариус передающий, комиссия, нотариус принимающий, работник нотариального архива и работник нотариальной палаты.  

• Работник нотариальной палаты вносит сведения о передаче дел и подписывает акты приема-передачи в определенных случаях.  

• Временная передача дел должна быть возвращена обратно или в тот же округ.  

• Дела из архива на возобновление передаются в соответствии с пунктом 121 ПНД и возвращаются в архив после завершения работы нотариуса.  

• Закон вступил в силу в 2023 году, но технически не было возможности правильно оформить передачу дел.  

• Все дела передавались новому нотариусу, а бумажные дела отправлялись в нотариальный архив.  

• Для приведения в соответствие необходимо вернуть все бумажные дела в нотариальный архив.  

• Объединение дублей требует анализа конкретной ситуации.  

• Общее правило: объединение дела к более раннему по дате и номеру.  

• В некоторых случаях нужно учитывать, какое дело было зарегистрировано позже.  

• Работник нотариальной палаты вносит сведения о передаче дел.  

• Председатель комиссии подписывает номенклатуру дел и формирует акты приема-передачи.  

• Нотариальный архив создает записи и прикрепляет электронные образы.  

• Работник архива регистрирует наследственные дела и исправляет ошибки.  

• Нотариус передающий и принимающий дела формируют и подписывают акты приема-передачи.  

• Нотариусу необходима электронная подпись для работы с реестром наследственных дел.  

• Работнику архива и палаты нужна машиночитаемая доверенность для подписания записей.  

• Доверенность формируется на сайте ФНП и подписывается должностным лицом.  

• В маленьких нотариальных палатах полномочия могут быть совмещены в одном лице.  

• Переход к практической части семинара.  

• Демонстрация работы с рабочим местом нотариуса и архивариуса.  

• В версии 1.22 доступен функционал по добавлению сканобразов нотариальных документов.  

• Дело открывается в отдельной вкладке двойным щелчком или кнопкой "Просмотр".  

• В экранной форме видна краткая информация по делу и сведения о книге учета.  

• В деле могут быть несколько документов, таких как заявления о принятии наследства и выдаче свидетельства пережившему супругу.  

• Верхний блок посвящен заявлениям, нижний блок - свидетельствам.  

• Функционал архивариуса и нотариуса соответствует друг другу.  

• Процедура добавления скан-образов и внесения сведений в реестр одинакова.  

• Электронный образ может быть передан на хранение и просмотрен двойным кликом.  

• Можно изменить или приложить другой образ, проверив его наличие через кнопку "История изменений".  

• Пример: добавление нового скан-образа, если был прикреплен неправильный.  

• В случае ошибки можно добавить правильный образ, но удалить его нельзя.  

• Автор делится своей практикой организации хранения скан-образов.  

• В папке "Сканохранилище" есть вложенные папки для наследственных и номенклатурных дел.  

• В папке "Наследственные дела" на каждый год есть отдельная папка.  

• Пример: дело 2023 года с выданными свидетельствами.  

• В папке "Номенклатурные дела" документы хранятся по индексам, таким как отчуждение недвижимости и юридические сделки.  

• Все сканы отсканированы и прикреплены к делам.  

• Автор подписывает и отправляет документы на сервер для хранения.  

• Пример: работа с документами за 2023-2024 годы, которые уже обработаны и подписаны.  

• Сканирование документов для наследства.  

• Возможность добавления сканов за любой период.  

• Система позволяет добавлять сканы к старым делам.  

• Возможность создания новых дел и добавления сканов.  

• Нотариус может редактировать и подписывать сканы.  

• Система позволяет подписывать и передавать сканы на хранение.  

• История изменений и возможность просмотра записей.  

• Создание дубликатов документов.  

• Возможность добавления новых документов в дело.  

• Сканирование нотариальных документов и договоров.  

• Сканирование только нотариальных документов для наследственных дел.  

• Вопросы по формату наименований документов и подписанию сканов.  

• Сроки и порядок сканирования документов.  

• Необходимость прикрепления сканов до передачи документов в архив.  

• Вопросы по работе с документами в матричном принтере и дубликатами.  

• Возможность сканирования завещаний будет доступна в следующей версии.  

• Сканирование должно соответствовать требованиям приказа №397.  

• Санкции за несканирование документов прописаны в кодексе.  

• Нотариусы подписывают сканы, которые хранятся в системе.  

• Доступ к сканам сохраняется за нотариусом до передачи дел в архив.  

• Сканирование документов должно быть удобным для нотариуса.  

• Сканирование доверенностей и свидетельств производится с экземпляров, которые передаются в архив.  

• Сканирование всех документов, включая свидетельства на недвижимость и денежные вклады.  

• Заполнение данных о наследственном деле: фамилия, имя, отчество умершего, дата рождения и смерти.  

• Возможность ввода старых наследственных дел с указанием даты и номера дела.  

• Возможность передачи дела по принадлежности другому нотариусу.  

• Процесс передачи дела другому нотариусу.  

• Нотариус, получивший дело, может только принять его, но не отменить передачу.  

• Принятие дела подтверждается уведомлением и регистрацией в реестре.  

• После подтверждения принятия дела, информация отображается в книге учета.  

• Электронные образы передаются нотариусу, но могут загружаться с задержкой.  

• Рекомендуется подписывать электронные образы сразу, чтобы избежать их потери.  

• Присоединение дел возможно, если данные совпадают.  

• Система может отказать в регистрации, если данные совпадают.  

• Нотариус или архивариус могут принять решение о регистрации, несмотря на совпадение данных.  

• Добавление заявлений и свидетельств в дело.  

• Присоединение одного дела к другому на основе юридических обстоятельств.  

• Система может предупредить о неполных совпадениях, но объединение все равно возможно.  

• Нотариальная палата и архив имеют разные владельцы дел.  

• Для передачи дел в архив нужно сменить владельца через заявку.  

• Нотариус может вернуть дела в архив через реестр наследственных дел.  

• Нотариус может передать дела в архив через реестр наследственных дел.  

• Можно выбрать дела для передачи и отфильтровать их по состоянию.  

• Архивариус принимает дела через электронный архив и реестр наследственных дел.  

• Помощник нотариуса может подписывать электронные образы, если наделен полномочиями.  

• Нотариус, обладающий полномочиями, подписывает документы.  

• Рекомендуется оптимизировать работу по сканированию и подписанию документов заранее.  

• Архивариус видит список наследственных дел и принимает решение о передаче их в нотариальный архив.  

• После принятия заявки дела переходят в нотариальный архив, и архивариус видит их в реестре наследственных дел.  

• Интерфейсы в клиенте и клиенте РНП идентичны, с небольшими изменениями.  

• Архивариус возвращает наследственное дело нотариусу для возобновления.  

• В клиенте РНП архивариус выбирает дело для возобновления, заполняя критерии фильтра.  

• Дело передается на возобновление нотариусу, который может принять его или отказаться.  

• Нотариус получает уведомление о передаче дела на возобновление.  

• Нотариус может принять дело или отказаться, что отражается в клиенте.  

• После возобновления нотариус может дополнить дело и выдать свидетельство.  

• Нотариус завершает дело после возобновления и возвращает его в нотариальный архив.  

• В текущей версии клиента функция возврата дела в архив не реализована, но будет в будущих версиях.  

• Процесс начинается с уполномоченного работника нотариальной палаты.  

• Нотариус формирует акты приема-передачи дел, которые передаются новому нотариусу или в архив.  

• Архивариус принимает дела, и процесс завершается под работником нотариальной палаты.  

• С 26 ноября у нотариуса вебинар шесть изменится статус в системе ЯИС.  

• Доступ к клиентам ЯИС будет ограничен на два месяца.  

• Доступны будут только разделы по учетным документам и реестр наследственных дел.  

• Вносим информацию о приказе: наименование документа, основание, наименование территориального органа юстиции.  

• Проверяем правильность внесенных данных и подписываем приказ.  

• Уполномоченный работник вносит сведения о приказе о передаче дел.  

• Указываем, куда передать дела: нотариусу или в нотариальную палату.  

• Временная передача дел подразумевает возврат дел нотариусу.  

• После подписания приказа о передаче дел уполномоченный работник разрешает оформление актов.  

• Нотариус, слагающий полномочия, может формировать акты для передачи дел.  

• Нотариус вебинар шесть формирует акты передачи дел.  

• Акты создаются для наследственных дел, открытых в 2023 году и позднее.  

• Важно вести количество листов в передаваемых делах.  

• Дела, передаваемые на бумажном носителе, не подписываются электронной подписью.  

• Важно аккуратно относиться к передаче таких дел и проверять правильность заполнения информации.  

• Передача актов по наследственным делам завершена.  

• Проверка и создание актов для наследственных дел на бумажном носителе.  

• Обновление данных из реестра и ввод количества страниц.  

• Направление актов принимающей стороне.  

• Создание и обновление актов для номенклатурных дел.  

• Проверка наличия итоговых описей по годам.  

• Подписание и сохранение актов.  

• Создание и обновление актов для неоконченных дел.  

• Ввод количества страниц и подписание электронной подписью.  

• Добавление новых дел и ввод индексов.  

• Обсуждение передачи дел нотариусами, работающими более 30 лет.  

• Формирование актов для передачи дел при сложении полномочий.  

• Подписание и направление актов принимающей стороне.  

• Вновь назначенный нотариус принимает открытые дела.  

• Проверка приказов и актов передачи.  

• Подписание электронных актов и добавление замечаний.  

• Подписание актов передающей стороной.  

• Подтверждение электронных актов и передача дел в реестр.  

• Указание даты и времени подписания.  

• Нотариус подписывает акты по номенклатурным и наследственным делам.  

• Важно, чтобы нотариус привел реестр наследственных дел в порядок перед передачей.  

• Нотариусы должны окончить и проставить даты окончания дел для корректной передачи.  

• Архивариус принимает оконченные наследственные дела в системе.  

• Архивариус должен быть заведен в системе и иметь соответствующие полномочия.  

• Архивариус подписывает акты приема-передачи наследственных дел.  

• Уполномоченный работник нотариальной палаты завершает процесс передачи дел.  

• После завершения передачи дел, владелец дел меняется на архивариуса или нового нотариуса.  

• Процесс загрузки дел в базу может занять некоторое время.  

• Владелец меняется только у дел, включенных в акты приема-передачи.  

• Временная передача дел будет реализована в следующей версии.  

• Архивариус может добавлять записи и сканы без подписи, но для передачи на хранение нужна МЧД.  

• Нотариус после сложения полномочий имеет доступ только к учетным документам и реестру наследственных дел.  

• Подпись нотариуса действительна только в течение двух месяцев для подготовки дел к передаче.  

• Методические рекомендации для нотариусов и работников нотариальных палат содержат пошаговые инструкции для различных сценариев.  

• Нотариус передал дела в нотариальный архив, но записи остались у него.  

• Система не меняет владельца записей при удалении дел.  

• Архивариус отмечает, что дела поступили в архив на основании акта.  

• Запись и наследственное дело должны следовать судьбе друг друга.  

• Нотариус, слагающий полномочия в 2025 году, должен передать дела через акт.  

• Акт формируется только после внесения сведений о приказе о сложении полномочий.  

• Нотариус должен возвращать дела в архив по штатному механизму.  

• Дела, переданные ранее, передаются по другому сценарию.  

• Дела, открытые производством, передаются новому нотариусу без приказа.  

• Передача дел от временного нотариуса к назначенному требует заявки.  

• Дела передаются по штатному сценарию, если они не требуют приказа.  

• Дела, переданные в архив, не восстанавливаются при восстановлении базы данных.  

• Архивариус может не подписывать акт, если дела не поступили.  

• Нотариус, слагающий полномочия, подписывает акт в последний день.  

• Архивариус помечает замечания и подписывает акт с ними.  

• Нотариусы должны иметь возможность формировать акт приема-передачи в черновике.  

• Работник нотариальной палаты должен вносить приказ о сложении полномочий.  

• Нотариус должен успеть передать дела до 75 лет.  

• Все передачи при сложении полномочий должны проходить через ЯИЦ.  

• Нужно как можно быстрее внести приказ и передать архив через ЯИЦ.  

• Много вопросов поступило за вебинар, их будут сгруппировать и сделать типовые ответы.  

• Обратная связь от участников поможет улучшить формат будущих вебинаров.  

• В текущей версии изменить неподписанный акт нельзя, но в следующей версии это будет возможно.  

• Уполномоченный работник нотариальной палаты сможет изменить или отозвать акт.  

• Вебинар вышел за рамки времени, поэтому его завершают.  

• Вопросы будут проанализированы и сгруппированы, методические рекомендации для клиента РНП опубликованы и разосланы.  

• Обратная связь и пожелания приветствуются.