Лекция 5. Информационно-справочные документы

• Тема занятия: информационно-справочная документация.  

• Цель: познакомиться с системой документации, узнать, какие документы относятся к информационно-справочным, их особенности и реквизиты.  

• Важность информационно-справочных документов в принятии управленческих решений.  

• Документы не содержат поручений, а побуждают к принятию решений.  

• Идут снизу вверх, от работников к руководителю.  

• Примеры: справки, докладные, объяснительные записки, протоколы, письмограммы, телефонограммы, заявления, представления.  

• Определение: документ, фиксирующий ход обсуждения и принятие решений на собраниях и совещаниях.  

• Ведение протокола во время заседания секретарем или специально назначенным лицом.  

• Виды протоколов: полные и краткие.  

• Обязательные реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, подписи.  

• Заголовок: название коллегиального органа или заседания.  

• Вводная часть: фамилии председателя и секретаря, количество присутствующих.  

• Повестка дня: вопросы в именительном падеже, фамилии докладчиков.  

• Основная часть: вопросы повестки дня, выступления, принятые решения.  

• Определение: документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.  

• Виды справок: служебные и для удостоверения юридических фактов.  

• Обязательные реквизиты: наименование организации, справочные данные, вид документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись.  

• Определение: документ, адресованный руководителю, содержащий изложение вопроса с выводами и предложениями.  

• Виды: внешние и внутренние.  

• Обязательные реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, заголовок, текст, подпись.  

• Определение: документ, объясняющий причины невыполнения поручения или нарушения дисциплины.  

• Виды: сопровождающие основной документ и объясняющие происшествия.  

• Обязательные реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер, заголовок, текст, подпись.  

• Документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями или должностными лицами.  

• Составляется при сложностях в переговорах и фиксирует просьбу.  

• Обязательна к исполнению.  

• Копия документа, переданная по факсимильной связи.  

• Обладает юридической силой при соблюдении процедур.  

• Не требует специального оформления, но должен соответствовать требованиям передаваемого документа.  

• Документ, переданный электронной почтой.  

• Используется для передачи сообщений внутри учреждения и между организациями.  

• Не требует специальных требований оформления.  

• Документ, передаваемый устно по телефонной связи.  

• Используется для оперативной передачи информационных сообщений.  

• Обязательные реквизиты: исходящий и входящий номера, подпись.  

• Документ, передаваемый по телеграфной сети.  

• Используется при необходимости срочной передачи информации.  

• Содержит реквизиты: категория, вид, телеграфный адрес, текст, подпись, дата.  

• Просьба о разрешении вопроса, касающегося прав работника или гражданина.  

• Содержится просьба личного характера или сообщение о недостатках.  

• Оформляется на чистом листе бумаги и подписывается составителем.  

• Документ, составляемый группой лиц для подтверждения фактов и событий.  

• Содержит выводы, рекомендации и предложения.  

• Утверждается распорядительным документом или руководителем.  

• Документ, представляющий обобщенные данные по одному вопросу.  

• Может быть внешней или внутренней.  

• Оформляется на общем бланке организации или стандартном листе бумаги.  

• Документ, содержащий мнение или вывод учреждения или специалиста.  

• Составляется на проекты документов, научные работы и другие материалы.  

• Может быть оформлен на общем бланке или стандартном листе бумаги, подписывается руководителем или специалистом.  

• Отзыв содержит мнение учреждения или специалиста о работе.  

• Подготовка отзыва должна соответствовать порядку подготовки и оформления заключения.  

• Обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, подпись, печать.  

• Перечень систематизирует документы, предметы или объекты для распространения на них норм и требований.  

• Оформляется на общем бланке, обычно в табличной форме, но может иметь разделы.  

• Подписывается должностными лицами, составившими его, и требует утверждения.  

• Обязательные реквизиты: наименование организации, вид документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок, подпись.  

• Список перечисляет лиц или предметы в определенном порядке для информации или регистрации.  

• Является сопутствующим документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам и справкам.  

• Отдельные разновидности списков требуют утверждения, например, список приглашенных или на рассылку.  

• Оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, датой является дата подписания исполнителем или утверждения.  

• Текст списка излагается в табличной форме, подписывается должностным лицом и при необходимости руководителем.  

• Обязательные реквизиты: наименование организации, вид документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок, подпись.