Внутренние коммуникации: зачем они нужны и как их строить

• Вебинар посвящен внутренней коммуникации как системе.  

• Обсуждение, как стать стратегической функцией для бизнеса.  

• План вебинара: составляющие системы внутренних коммуникаций, начало построения системы, исследования, информационные поводы, инфоответственные, каналы обратной связи.  

• Просьба отключить телефоны и не отвлекаться на соцсети.  

• Рекомендация записывать ключевые мысли.  

• Возможность задавать вопросы в чате.  

• Представление участников и их ролей в компании.  

• Спикер Ольга Астанина, управляющий партнер агентства Джоби.  

• Опыт работы в области внутренних коммуникаций и корпоративной культуры.  

• Специализация агентства: культура, бренд работодателя, внутренние коммуникации.  

• Внутренние коммуникации формируют единое информационное поле в компании.  

• Влияние на вовлеченность сотрудников, снижение текучести и привлекательность бренда работодателя.  

• Внутренние коммуникации способствуют достижению стратегических целей компании.  

• Определение миссии внутренних коммуникаций в компании.  

• Вопросы: кто, где, что, как и когда.  

• Описание целевых аудиторий и каналов получения контента.  

• Формулировка ключевых месседжей и медиаплана.  

• Разработка редакционной политики и других документов для системной работы.  

• Сегментация по особенностям потребления контента.  

• Учет доступа сотрудников к корпоративному порталу и уровню технологизации.  

• Учитывайте глубоко укоренившиеся привычки сотрудников по получению информации.  

• Разделяйте сотрудников по типу деятельности: офис, производственные площадки, склады и т.д.  

• Важность внутренних коммуникаций: выделяйте линейных руководителей для анализа их роли в передаче информации.  

• Не дробите целевые аудитории слишком мелко, чтобы избежать сложной аналитики.  

• Если группа малочисленная, но важная, выделите её как отдельную ЦА.  

• Анализируйте особенности взаимодействия сотрудников с контентом и их запросы на информацию.  

• Определите, где сотрудники получают информацию: корпоративный портал, Telegram, корпоративная почта, рассылки, внутренняя газета, корпоративное ТВ, радио, подкасты, регулярные встречи, конференции, стратегические сессии, общие собрания сотрудников, информационные доски, группы и паблики в социальных сетях.  

• Используйте различные каналы для донесения информации и создания сообществ среди сотрудников.  

• Важно понимать, какой канал подходит для какой аудитории.  

• Не дублируйте информацию в разных каналах, если это не общая информация о компании.  

• Используйте корпоративную почту для важных сообщений, а не для ежедневных новостей.  

• Описание всех каналов для нефтегазовой компании.  

• Указание владельца канала, частоты обновлений и ключевых тем.  

• Примеры каналов: почта, интернет-решения, соцсети, мероприятия.  

• Прописывание частоты обновлений для каждого канала.  

• Указание владельца канала для удобства новых сотрудников.  

• Определение целевых аудиторий и их потребностей в информации.  

• Создание экосистемы внутренних коммуникаций, где сотрудники могут находить нужную информацию.  

• Конкуренция с внешними источниками контента.  

• Важность адаптации к предпочтениям сотрудников.  

• Определение ключевых месседжей и образа компании.  

• Прописывание верхнеуровневых сообщений по важным темам.  

• Приоритизация тем для эффективного распределения контента.  

• Составление медиаплана на разные горизонты: год, квартал, неделя.  

• Учет ежегодных событий и мероприятий.  

• Планирование информационного сопровождения проектов.  

• Прописывание идеологии внутренней коммуникации.  

• Ключевые темы и их особенности.  

• Правила отказа от публикации и исключительные случаи.  

• Процесс подготовки и согласования текстов.  

• Обсуждение требований редактора: написание названий, канцеляризмы, феминитивы, пассивный залог, синтаксис, аббревиатуры.  

• Важность визуального сопровождения: использование бренд-бука, гайдбука, фото, графики, таблиц, баннеров.  

• Пример редакционной политики Тинькофф Журнала.  

• Начало с исследования текущей ситуации.  

• Общение с СЕО, HR, другими ключевыми лицами для понимания идеологии и ценностей компании.  

• Анализ системы внутренних коммуникаций: распределение функций между HR, PR, корпоративным университетом, IT.  

• Фокус-группы для понимания восприятия контента и информации.  

• Проведение опросов для проверки гипотез.  

• Важность баланса между внутренними и HR-коммуникациями.  

• Участие в регулярных встречах для получения актуальной информации.  

• Взаимодействие с источниками инфоповодов: назначение инфоответственных, вовлечение сотрудников через сообщества и автоматизированные каналы обратной связи.  

• Регулярный менеджмент инфоповодов и обратной связи.  

• Опросы, исследования вовлеченности, пульс-опросы для получения обратной связи от сотрудников.  

• Использование чат-ботов и других инструментов для улучшения коммуникации и предотвращения кризисных ситуаций.  

• Используйте форумы, группы на портале и соцсети для коммуникации.  

• Организуйте прямые линии и горячие линии для сотрудников.  

• Собирайте идеи сотрудников для улучшения компании.  

• Обновляйте политику ежеквартально или раз в полгода.  

• Используйте Google Docs для удобного обновления.  

• Прописывайте разные политики для разных аудиторий.  

• Учитывайте технические возможности портала для размещения новостей.  

• Закрепляйте важные новости для лучшего восприятия.  

• Проводите пульс-опросы раз в неделю или чаще.  

• Опросы вовлеченности проводите раз в год или раз в полгода.  

• Минимизируйте распространение информации по неофициальным каналам.  

• Используйте разные каналы для разных мероприятий.  

• Собирайте обратную связь от сотрудников и заказчиков.  

• Оценивайте полезность и актуальность контента.  

• Используйте Telegram и портал для коммуникации.  

• Регулярно проводите встречи для сотрудников.  

• Составьте матрицу встреч для лучшего понимания.  

• Начните с исследования и понимания потребностей сотрудников.  

• Обсудите с руководством, что важно донести до сотрудников.  

• Задавайте вопросы о том, что сотрудники должны сделать после конференции.  

• Внутренние коммуникации важны для бизнеса и сотрудников.  

• Прозрачность и открытость помогают компании и сотрудникам.  

• Завершение вебинара и приглашение на другие полезные мероприятия.