Автоматизация бюджетирования в Бит.Финанс

• Евгений представляет себя и анонсирует второй вебинар из серии.  

• Первый вебинар был посвящен блоку казначейства, записи доступны по запросу.  

• Следующий вебинар будет посвящен автоматизации сбора управленческой отчетности в конце августа.  

• В сентябре планируется очное мероприятие по подготовке финансовой модели к переносу в Бит Финанс.  

• Демонстрация настроенной модели блока бюджетного планирования в Бит Финанс.  

• Бит Финанс привлекает интерес рынка, и команда делится экспертизой в автоматизации учетных процессов.  

• Спикер вебинара - Алексей Рудюков, архитектор и тим-лид команды внедрения.  

• Команда занимается внедрением проектов управленческого учета, бюджетирования, казначейства и управления договорами.  

• В команде есть квалифицированные эксперты по продуктам и методологии учета.  

• Вебинар включает знакомство с нормативно-справочной информацией, ролевой моделью, настройками бюджетного планирования и автоматизацией бюджетного процесса.  

• Бит Финанс имеет четыре поставки: стандарт, проф, управленческий учет и холдинг.  

• Каждая поставка имеет свои особенности и функциональность.  

• Основные задачи: управление денежными средствами, казначейство, управление договорами, бюджетирование и сбор фактических данных.  

• Бит Финанс позволяет преобразовывать данные в различные отчеты для анализа.  

• Возможность организации учета по международным стандартам финансовой отчетности.  

• Консолидация данных и иллюминирование внутригрупповых оборотов.  

• Бит Финанс является надстройкой на типовые программные продукты.  

• Разделение данных между бухгалтерией и управленческим учетом.  

• Автоматизация сбора данных первичного учета будет темой третьего вебинара.  

• Финансовая структура включает центры финансовой ответственности ЦФО.  

• ЦФО могут быть центрами отнесения затрат и центрами формирования доходов.  

• Структура ЦФО может совпадать или отличаться от организационной структуры предприятия.  

• Пример структуры для демо-базы включает управляющую компанию и две торгующие организации.  

• Управляющая компания отвечает за общефирменные расходы и финансовый результат.  

• Подразделения могут отвечать за маржинальный доход.  

• Справочник статей объединяет все возможные статьи для различных целей.  

• Статьи могут быть финансовыми, нефинансовыми и прочими.  

• Статьи влияют на показатели баланса и участвуют в формировании бюджетов.  

• Пример статьи: операционная деятельность, оплата покупателей.  

• Статьи могут иметь типы направлений поступления и расходования.  

• Виды статей используются для группировок и отчетов.  

• Аналитическая структура включает обязательные и дополнительные аналитики.  

• Обязательные аналитики: статья, ЦФО, сценарий, период, валюта.  

• Дополнительные аналитики: проекты, контрагенты, договоры, банковские счета.  

• Дополнительные аналитики могут быть определены пользователем.  

• Примеры дополнительных аналитик: организация, товарная категория, номенклатура, регион.  

• Аналитики могут использоваться для сбора данных в разрезе регионов и ответственных лиц.  

• Финансы позволяют настраивать учет по широкому спектру шаблонов.  

• В отличие от бухгалтерии, где функциональность уже настроена, в финансах все настраивается пользователем.  

• Настройки включают бюджетирование, нормирование, ручные корректировки и синхронизацию подразделений.  

• Доступ к данным можно настроить по разрезу ЦФО, статьям оборотов и пользователям.  

• Настройки интеграции и формирования отчетов зависят от уровня лицензии.  

• Возможность перехода на более сложные лицензии без необходимости перевнедрения.  

• Настройка ролевой модели позволяет управлять доступом пользователей.  

• Пользователи могут видеть только разрешенные данные и функциональность.  

• Пример: руководитель отдела видит только данные по своему ЦФО.  

• Основной инструмент планирования — форма ввода бюджета.  

• Формы могут быть настроены для разных целей и задач.  

• Бюджеты могут быть автоматизированы для упрощения процесса планирования.  

• Возможность детализации сумм в таблицах.  

• Возможность добавления новых строк для детализации.  

• Удобство представления совокупных данных и их детализации.  

• Возможность использования фиксированного макета для бюджета.  

• Возможность установки формул для автоматического расчета значений.  

• Использование математических трендов и условий для формирования значений.  

• Добавление значений изменяет расчетные показатели.  

• Возможность автоматизации расчета статей и норм.  

• Пример с коммерческими расходами и выручкой.  

• Пример количественного планирования продаж.  

• Возможность введения норм для планирования.  

• Пример с инженерным оборудованием и нормами для планирования.  

• Формирование значений одного показателя в зависимости от другого.  

• Пример с налогами и зарплатой.  

• Настройка профиля распределения для различных показателей.  

• Возможность выгрузки данных формы планирования без использования финансов.  

• Групповая выгрузка данных для всех ЦФО.  

• Ограничения и работоспособность метода.  

• Шаблон выгружается один в один, задача - установить значения.  

• Данные загружаются по шаблону, что облегчает планирование.  

• Возможность использования различных инструментов для финансов.  

• Возможность копирования данных бюджета на основе предыдущего года.  

• Возможность изменения данных на основе определенных параметров.  

• Пример: увеличение доходов и уменьшение расходов.  

• Возможность использования запросов для получения данных.  

• Запросы могут обращаться к различным источникам данных.  

• Логика запросов может быть сложной, но система облегчает процесс.  

• Возможность распределения косвенных расходов по видам деятельности.  

• Отчет для распределения расходов по товарным категориям.  

• Инструмент распределения бюджета с настройками и правилами.  

• Возможность включения распределения в автоматизированный процесс.  

• Процесс закрытия месяца включает распределение и иллюминацию.  

• Автоматизация помогает в планировании и распределении данных.  

• Рассматривается кейс по управлению бюджетными процессами.  

• Создаются новые процессы, выбираются алгоритмы и определяется порядок исполнения.  

• Процесс подсвечивает активные этапы и документы, формируемые по ним.  

• Задачи распределяются между исполнителями, которые заполняют их по мере выполнения.  

• Процесс переходит на следующий этап после выполнения всех задач.  

• Схема формирования процесса может быть сложной и вложенной.  

• Процесс автоматизации включает формирование бюджета и его согласование.  

• Задачи создаются и корректируются в контексте формы ввода бюджета.  

• Уведомления о задачах можно получать через телефон и почту.  

• Отчеты включают контрольные значения бюджетов, обороты по бюджетам и остатки по счетам.  

• План-фактный анализ бюджета позволяет сравнивать два сценария.  

• Прогноз исполнения бюджета актуализирует данные и показывает итоговые результаты.  

• Отчеты формируются с учетом отборов и настроек РЛС.  

• Можно управлять отчетами через бюджет и структуру.  

• Отчеты можно настраивать для различных пользователей и целей.  

• Бюджетные модели включают множество пользователей и отчетности.  

• Отчеты могут быть настроены для подразделений и функциональных расходов.  

• Можно анализировать затраты по различным категориям и проектам.  

• Прогноз исполнения бюджета включает использование сценариев.  

• Можно указывать фактические данные за первые полгода и плановые данные за вторые полгода.  

• Прогноз показывает итоговые результаты и актуализирует данные.  

• Некорректное формирование фактов за период.  

• Пример: факт с января, план с июля.  

• Неполноценное сценарное прогнозирование.  

• Использование документов для актуализации бюджета.  

• Пример: ежеквартальная актуализация.  

• Сравнение сценариев для принятия управленческих решений.  

• Использование отчетов с расчетами.  

• Возможность вставки формул в бюджет.  

• Управление значениями через расчетные показатели.  

• Использование шаблонов проводок для планирования.  

• Планирование на основе данных из различных бюджетов.  

• Интерактивный оборотный сальдовый ведомость для анализа данных.  

• Настройка произвольных отчетов для различных целей.  

• Возможность переноса данных из Excel.  

• Управление формой отчета и настройка данных.  

• Призыв к участникам задавать вопросы.  

• Обсуждение проблем с конфигурацией и сбор фактов.  

• Гибкость настройки данных для формирования бюджетов.  

• Предприятие использует данные за 10 лет, но сталкивается с проблемами при сдаче отчетности.  

• Рассматриваются различные программы, такие как РРП и бухгалтерия, но руководство предпочитает РРП.  

• Управленческий учет остается на УПП, что вызывает сложности с корреляцией данных.  

• Возможны два пути: база регламентированного учета с Бит Финанс и отдельная база для управленческого учета.  

• Первый вариант требует сложной настройки и гибкости, второй - более простой, но менее гибкий.  

• Второй вариант включает обмен данными в онлайн-режиме, что позволяет корректировать данные в реальном времени.  

• Управленческий учет и бухгалтерский учет - разные вещи, что создает сложности при закрытии месяца.  

• Расхождение данных приводит к проблемам с отчетностью.  

• Для решения этих проблем требуется сложная настройка и взаимодействие с экспертами.  

• Вопрос о возможности вывода не числовых значений в произвольных отчетах.  

• Обсуждение сложностей с выводом комментариев и ресурсов в отчетах.  

• Решение проблемы требует дополнительных настроек и взаимодействия с экспертами.  

• Количество участников уменьшается.  

• Евгений организует работу и предоставляет доступ к тестовому Битфинансу.  

• Возможность создания и согласования документов.  

• Произвольный отчет не открывался из-за старой технологии.  

• Новая группа отчетов работает по иным принципам.  

• Возможность создания ББЛ на основе отчетов с остатками.  

• Новый отчет с расчетами плановых и фактических показателей.  

• Возможность использования сложных формул.  

• Пример расчета по формуле "и беда".  

• Обновления могут отставать по некоторым значениям.  

• План-фактный анализ по бюджету с расчетами заменяет произвольный отчет.  

• Рекомендация использовать последние обновления.  

• Финализация вебинара.  

• Возможность задавать вопросы через почту.  

• Благодарности участникам и прощание.