Как выстроить организационную структуру в 1С Документообороте 3.0

• Приветствие от Яны Гули, специалиста-консультанта компании «Диалог Информационные Технологии».  

• Тема вебинара: «Как правильно выстроить структуру предприятия в 1С: Документооборот 3.0».  

• Представление эксперта Евгения Васина, старшего специалиста-консультанта по внедрению и сопровождению 1С.  

• «Диалог Информационные Технологии» более 25 лет занимается внедрением и сопровождением информационных систем на базе 1С.  

• Основные направления деятельности: внедрение, комплексное сопровождение, типовое сопровождение 1С, ИТС и сервисов 1С, консультирование и обучение пользователей.  

• Компания стабильно в тройке лидеров среди франчайзи 1С по Северо-Западу, на счету более 4000 внедрений, из которых 173 — крупные проекты.  

• Сертификация по стандарту ISO 9001.  

• Статусы: «1С Центр компетенции по документообороту», «1С Центр ERP».  

• Участие в проектах 1С Консалтинг и 1С-КОР.  

• Квалификация специалистов подтверждена сертификатами фирмы 1С.  

• Обсуждение учёта по организациям, управленческой структуры предприятия, настройки пользователей и сотрудников, замещающих и помощников сотрудника, видов и рангов подразделений, правил коммуникации.  

• Многие темы новые в Документообороте 3.0.  

• Важность правильной структуры предприятия для разграничения доступа к объектам и обработки документов.  

• Возможность организации документооборота для одного или нескольких юридических лиц.  

• Настройка учёта по организациям: установка флажка «учёт по организациям» в настройках программы, заполнение справочника организаций, добавление логотипов, ответственных лиц и других реквизитов.  

• Новая функциональность в Документообороте 3.0: ограничение доступа по организации.  

• Пример настройки: создание документов от лица «Меркурий Проект» только для сотрудников «Меркурий Проект» и делопроизводителей.  

• Справочник «Сотрудники и подразделения» содержит информацию обо всех подразделениях, позициях предприятия и сотрудниках с учётом иерархии и истории перемещения.  

• Корректное отражение реальной управленческой структуры предприятия.  

• Пример заполнения справочника: выделение финансового блока отдельным подразделением, подчинение бухгалтерии финансовому блоку.  

• Новый справочник «Сотрудники» в  

• На вкладке «Роли» сотруднику назначаются роли для участия в процессах согласования документов.  

• Сотрудник получает задачи в программе при обработке договоров.  

• В меню «Группы и полномочия» назначаются ключевые полномочия для выполнения обязанностей.  

• Настройка предполагает базовый доступ к документам и данным.  

• Роли, группы и полномочия настраиваются относительно сотрудника, что позволяет гибко регулировать доступы при перемещениях, увольнениях и совмещениях.  

• Сотрудник может совмещать две или более должностей в компании.  

• Пример: Иванов Пётр Петрович совмещает должности специалиста бухгалтерии и помощника в отделе документационного обеспечения.  

• Программа автоматически создаёт вторую карточку сотрудника для совмещения должностей.  

• Сотрудник работает под одним логином и паролем для обеих должностей.  

• Задачи отображаются в одном списке, с указанием исполнителя и должности.  

• При выполнении задачи указывается, от лица какой должности она выполнена.  

• При перемещении сотрудника в другое подразделение прежние права забираются, новые выдаются.  

• Указывается дата окончания действия сотрудника по текущей должности.  

• Создаётся новая карточка сотрудника в новом подразделении с необходимыми ролями, группами и полномочиями.  

• Для закрытия доступа и отражения увольнения редактируются карточки сотрудника по всем должностям.  

• Снимается флажок «Код разрешён» на вкладке «Вход в программу».  

• Карточки сотрудника становятся недействительными.  

• Замещающие имеют те же права, что и замещаемый сотрудник, и могут выполнять все действия в программе.  

• Помощники только отмечают действия в программе, например, выполняют задачи.  

• Функциональность позволяет руководителям не работать в документообороте, назначая помощников.  

• Главный бухгалтер назначает замещающего на время отпуска.  

• Замещающему передаются все задачи, кроме подписания договоров.  

• Финансовому директору делегируются задачи подписания договоров на период отпуска главного бухгалтера.  

• Помощникам передаются только определённые функции, например, исполнение задач по договорам.  

• Доступ к поручениям можно настроить отдельно.  

• В задачах отображается информация о помощниках, что позволяет отслеживать выполнение задач.  

• Правила коммуникации в документообороте 3.0 регулируют субординацию при постановке задач.  

• Штатный сотрудник не может поставить задачу руководителю вышестоящего подразделения или генеральному директору.  

• Ранг подразделения определяет его уровень в иерархии: головное подразделение имеет высший ранг, нижестоящие — второй и так далее. Ранг присваивается автоматически или вручную.  

• Заявление на отпуск разрешено направлять на согласование только руководителю своего подразделения.  

• Руководитель может направлять заявление на отпуск только руководителю первого вышестоящего подразделения.  

• Сотрудник может указать адресатом служебной записки только указанных сотрудников.  

• Руководители ранга третьего и ниже могут назначить адресатом только руководителя ранга два и ниже.  

• Руководители первого и второго ранга могут направить служебную записку любому руководителю без ограничений.  

• В справочнике «Правила коммуникации» можно проверить, может ли сотрудник направить служебную записку определённому адресату.  

• Пример: сотрудник бухгалтерии может выбрать только главного бухгалтера в качестве адресата служебной записки, но не финансового директора.  

• Виды подразделений позволяют группировать подразделения по любому признаку.  

• Пример: проектные подразделения могут направлять заявления на отпуск директору по проектной работе.  

• Ранги подразделений назначаются автоматически, но можно указать особый ранг для отдельных подразделений.  

• Справочник «Сотрудники и подразделения» нужно настраивать в соответствии с реальной структурой подчинения в компании.  

• Важно предварительно оценить и разработать иерархию подразделений.  

• Интеграция с «Зуб-Корп» 3.1 возможна, но требует уточнения у разработчиков.  

• Для сотрудников-однофамильцев нужно указывать дату рождения в комментариях.  

• Замещающие и помощники отображаются в отдельном окне, а не в карточке сотрудника.  

• Правила коммуникации не учитываются при запуске обработки по шаблону.  

• В текущей версии программы нельзя сделать одного руководителя руководителем нескольких подразделений.  

• При делегировании и замещении в карточках документов и листах согласований будет видно, кто исполнил задачу вместо кого.  

• Уведомления о задачах приходят при настройке уведомлений, номер телефона указывается в адресной книге.  

• В карточке сотрудника отображается только одна должность, для нескольких должностей нужно создавать несколько карточек сотрудников.  

• Для перемещения сотрудников создаются отдельные карточки с указанием должности, подразделения и периода работы.  

• Пользователь видит доступных сотрудников ярко окрашенными, недоступных — серым цветом.  

• Уточнение по вопросам, видам задач, организациям и проектам возможно через электронную почту.  

• Совмещение должностей рассматривается с точки зрения справочника «Сотрудники и подразделения».  

• Если документооборотом пользуются несколько организаций, это нужно отразить в структуре предприятия.  

• Замещающий может выполнять задачи, если у него есть соответствующая доверенность.  

• Помощник только нажимает кнопки, не выполняя задачи самостоятельно.  

• Настройка помощников удобна, когда руководители не работают в программе.  

• Для переноса подразделения выше по иерархии нужно указать вышестоящее подразделение в карточке подразделения.  

• Пример: управление по работе с ключевыми клиентами подчиняется напрямую генеральному директору.  

• Права доступа по папкам документов больше не разграничиваются, остались настройки локальных администраторов.  

• Доступ к документам настраивается в разрезе организаций через настройки локальных администраторов.  

• Вопрос о бесшовной интеграции с ERP лучше уточнять у разработчиков.  

• Актуальные новости и состояние интеграций можно узнать в телеграм-канале.  

• Документы, отработанные в отсутствие сотрудника, будут отражены в его документах.  

• Будут видны действия, выполненные замещающим или помощником.  

• Количество карточек сотрудника можно узнать через справочник «Сотрудники и подразделения» или справочник пользователей.  

• Основной сотрудник пользователя выделяется жирным шрифтом.  

• Помощник выполняет задачи, направленные как поручение по документу.  

• Выполнение задач помощником отображается в карточке документа.  

• В поле «Подписал» указывается, что подписал основной сотрудник, а отметил выполнение помощник.  

• Виды документов настраиваются индивидуально для каждой организации.  

• Для вида документа «договор поставки» можно настроить собственный процесс согласования.  

• Настройка осуществляется в разделе «НС и виды документов договор».  

• В демонстрационной базе договор поставки уже преднастроен.  

• В реальной базе виды документов нужно создавать заново в соответствии с системой документооборота.  

• Карточка вида документа настраивается на процесс обработки и согласования документов.  

• В «Документообороте 3.0» нет отдельной сущности ЦФО.  

• Для разделения документов по ЦФО можно использовать другие сущности, например, справочники организации или дополнительные реквизиты подразделения и сотрудника.  

• Локальные администраторы — это сотрудники или подразделения, которым необходимо настроить доступ к документам независимо от их участия в процессе обработки.  

• Пример: генеральный директор должен видеть все документы по всем грифам доступа и организациям.  

• Можно настроить неограниченный доступ к определённым видам документов, например, ко всем договорам или бухгалтерским документам.  

• Если правила коммуникации не настроены, пользователи могут выбирать адресатов служебных записок без ограничений.  

• В маленьких компаниях настройка правил коммуникации может быть не нужна.  

• Заместители не видят задач своих заместителей.  

• Для выполнения задач заместителя нужно дать ему прямой доступ к задачам.  

• Программа не ограничивает назначение задач сотрудникам одной организации на сотрудников другой.  

• Можно настроить правила коммуникации для ограничения назначения задач между организациями.  

• Настройки уведомлений настраиваются в персональных настройках пользователя.  

• В настройках замещающего и помощника нужно указать, необходим ли контроль сроков.  

• В «Документообороте 3.0» доступна отмена выполнения задачи при некоторых условиях.  

• Отмена направленной задачи зависит от способа её направления: прерывание обработки, отмена направления задачи или перенаправление.  

• Благодарность за внимание и участие.  

• Напоминание о возможности задавать вопросы по электронной почте.  

• Пожелания хорошего дня и бережного отношения к себе и близким.