Тендерный отдел: как построить и добиться эффективности

• Приветствие участников вебинара.  

• Обсуждение эффективного тендерного отдела.  

• Знакомство участников: представление, опыт работы в закупках.  

• Участники делятся своим опытом и знаниями.  

• Важность обмена опытом для выявления верных решений.  

• Представление ведущих: Олеся Добротина и Юлия Клиина.  

• Два способа построения тендерного отдела: в штате и на аутсорсинге.  

• Важность управления отделом независимо от его формы.  

• Необходимость вовлечения собственника и команды для эффективной работы.  

• Важность стратегии и целей для тендерного отдела.  

• Заблуждения предпринимателей о контроле над штатным специалистом.  

• Проблемы с эффективностью работы одного специалиста.  

• Важность правильной организации бизнес-процессов.  

• Контроль найма сотрудников, независимо от формы отдела.  

• Необходимость регламентов для работы тендерного отдела.  

• Важность регламентов для работы тендерного отдела.  

• Взаимодействие с другими отделами и сотрудниками.  

• Проблемы информационного коллапса и их влияние на процессы.  

• У штатных сотрудников должны быть ключевые показатели эффективности KPI.  

• Планы продаж обязательны, даже для новичков.  

• Данные из госзаказа можно использовать для построения планов.  

• Работа без плана приводит к непредсказуемым результатам.  

• Стратегия тендерного отдела зависит от целей компании.  

• Примеры стратегий: захват доли рынка, укрепление текущего положения, масштабирование, сезонное использование госзаказа.  

• После определения стратегии проводится анализ и аудит.  

• Регулярный анализ деятельности компании и рынка.  

• Анализ конкурентов и их стратегий.  

• Бизнес-процессы делятся на участие в закупках и исполнение договоров.  

• Важно не только выиграть тендер, но и качественно исполнить контракт.  

• Риск-менеджмент помогает избежать проблем в сложных экономических условиях.  

• Не нужно использовать сложные языки бизнес-моделирования.  

• Лучше рисовать бизнес-процессы на бумаге, используя прямоугольники.  

• Это помогает понять, как выстроить процессы.  

• Включает аналитику, регистрацию, аккредитацию и открытие спецсчетов.  

• Важно прописать ответственных за каждый этап.  

• Необходимо определить результат работы каждого специалиста.  

• Аналитикой должен заниматься специалист с опытом и квалификацией.  

• Важно разделять функции между тендерным и техническим специалистами.  

• Совмещение функций приводит к ошибкам и снижению эффективности.  

• Тендерный специалист должен заниматься подбором тендеров и анализом.  

• Технический специалист должен проводить переговоры и просчитывать закупки.  

• Каждый специалист должен заниматься своей конкретной задачей.  

• В зависимости от отрасли, могут потребоваться разные специалисты.  

• В строительстве нужен профессиональный сметчик, в маркетинге – маркетолог.  

• Тендерный специалист должен предоставлять информацию для расчета стоимости.  

• Основные этапы: поиск, анализ, подготовка заявки, участие в аукционе, подписание контракта.  

• Каждый этап должен быть разбит на регламенты.  

• Это помогает специалистам понимать свои обязанности на каждом этапе.  

• Процессы исполнения сильно варьируются в зависимости от сферы деятельности.  

• Важно прописывать процессы с участием специалистов поставщика.  

• План на старте проекта должен включать сроки, бюджет, источники финансирования и риски.  

• План должен включать сроки, бюджет и источники финансирования.  

• В сложных проектах участвуют менеджеры проекта, руководители тендерного отдела и производственный отдел.  

• Важно проводить совещания для детального планирования и контроля.  

• Все задачи должны быть внесены в систему и контролироваться.  

• Проверка контрагентов и заявок на каждом этапе помогает избежать проблем.  

• Регламенты и автоматизация упрощают работу тендерного отдела и улучшают финансовые результаты.  

• Логист-снабженец занимается оформлением документов и контролем поставок.  

• Менеджер проекта должен знать, когда и с кем согласовать отгрузку товара.  

• Важно заранее проверять и готовить документы, чтобы избежать проблем с приемкой товара.  

• Подписание актов должно быть проверено заранее, чтобы избежать ошибок.  

• Важно контролировать сроки оплаты и предпринимать действия при задержках.  

• Каждый специалист имеет свой функционал на каждом этапе процесса.  

• Руководитель тендерного отдела занимается разработкой стратегии и аналитикой.  

• Анализирует рынок, отрасль, воронку продаж, конкурентов и заказчиков.  

• Регулярно анализирует воронку-конверсию и вносит корректировки в деятельность тендерных специалистов.  

• Совмещение функций руководителя и тендерного специалиста неэффективно.  

• Руководитель должен заниматься стратегией и аналитикой, а не текучкой.  

• Найм сотрудников и оценка квалификации тендерных специалистов также входят в обязанности руководителя.  

• Руководитель разрабатывает план продаж, контролирует ключевые показатели и решает сложные вопросы.  

• Построение и контроль воронки продаж также являются его обязанностями.  

• Пример: руководитель тендерного отдела не справляется с текучкой и подает много заявок, что снижает качество работы.  

• Специалист отвечает за подачу заявок в срок, подписание контрактов и правильное оформление всех видов обеспечения.  

• Разделение функционала помогает оптимизировать работу и экономить денежные средства компании.  

• План продаж должен быть основан на аналитике и реалиях.  

• План, выполненный на 90-110%, свидетельствует об эффективной работе отдела.  

• Фантазии и мечты не должны быть основой для плана, он должен быть реалистичным и достижимым.  

• Конверсия тендеров должна быть выше, чем у конкурентов.  

• Руководитель тендерного отдела должен анализировать конкурентов и выявлять причины низкой конверсии.  

• Количество отклонений должно быть минимальным, иначе это признак некомпетентности или перегрузки сотрудников.  

• Важно, чтобы все рентабельные тендеры подавались вовремя.  

• Необходимо проверять, все ли тендеры попадают в мониторинг.  

• Внешний консалтинг помогает оценить эффективность работы тендерного отдела.  

• Тендерный отдел должен минимизировать расходы при максимальной эффективности.  

• Специалисты должны принимать правильные решения по тарифам и банковским гарантиям.  

• Экономия на независимых гарантиях помогает компании развиваться в долгосрочной перспективе.  

• Количество сотрудников в отделе должно быть индивидуальным.  

• Важно не перегружать специалистов, чтобы они могли учиться и развиваться.  

• Нехватка квалифицированных специалистов на рынке делает их ценными кадрами, которых нужно беречь.  

• Количество сотрудников зависит от емкости рынка и стратегии работы.  

• Важно учитывать производительность и компетенцию сотрудников.  

• Комфортный режим работы для специалиста - 30 заявок в месяц.  

• Работа более 8 часов в день снижает эффективность и увеличивает ошибки.  

• Специалисты должны быть сконцентрированы и внимательны.  

• Перегрузка приводит к ошибкам и снижению качества работы.  

• Начинайте с одного сотрудника и оцифровывайте все процессы.  

• Четкие регламенты и ответственные исполнители важны для эффективности.  

• Автоматизация процессов помогает избежать хаоса.  

• Каждый сотрудник должен соответствовать своему функционалу.  

• Обучение и развитие сотрудников важны для повышения их компетентности.  

• Прозрачная система учета показателей и задач необходима для контроля.  

• Все этапы бизнес-процесса должны быть согласованы.  

• Передача информации между сотрудниками должна быть регламентирована.  

• Минимизация потерь информации улучшает процессы.  

• Тендерные специалисты должны быть замотивированы на качественное исполнение.  

• Оплата труда должна включать оклад и процент от выигранных контрактов.  

• Процент от чистой прибыли не рекомендуется, так как на нее влияет технический специалист.  

• Оклад и процент должны быть установлены в зависимости от отрасли, региона и загрузки специалистов.  

• Технические специалисты могут получать высокие премии, до 500 тысяч рублей.  

• Тендерные специалисты также могут получать значительные суммы, до 250 тысяч рублей.  

• Два важных курса: "Тендерный специалист" и "Бизнес-аналитика в сфере тендерных продаж".  

• Курс "Тендерный специалист" длится три месяца и включает пять модулей.  

• Курс "Бизнес-аналитика" будет доступен в феврале и поможет в анализе тендерных продаж.  

• Вебинар по автоматизации тендерных процессов состоится 9 ноября.  

• Битрикс 24 предлагает специальный модуль для работы с госзаказом.  

• Внедрение системы можно ускорить с помощью интеграторов.  

• Вебинар завершен, но темы остаются актуальными и полезными.  

• Образовательные продукты компании предлагают практические знания и опыт.  

• Призыв к участию в вебинарах и курсах для повышения эффективности работы с госзакупками.