Directum RX. Демонстрация регистрации и нумерации документов (веб-клиент)

• Документы в компании распределяются по документопотокам и классифицируются по типам и видам.  

• Входящий документопоток включает входящие письма, гарантийные письма и заявки на отгрузку.  

• Исходящий документопоток представлен исходящими письмами.  

• Внутренний документопоток включает служебные записки, приказы, протоколы и простые документы.  

• Договорная документация включает договоры поставки, закупки, аренды и дополнительные соглашения.  

• Документы регистрируются, нумеруются или не нумеруются в зависимости от их вида и необходимости строгого учета.  

• Регистрация обязательна для официальных документов для строгого учета и контроля исполнения.  

• Нумерация используется для удобства систематизации и поиска документов.  

• В компании регистрируются все входящие и исходящие документы, а также часть внутренних и договорных.  

• Нумеруются некоторые внутренние документы и дополнительные соглашения.  

• Настройка регистрации и нумерации зависит от потребностей компании.  

• Создаем вид документа, группу регистрации, журнал регистрации и настраиваем правила подбора журнала.  

• В модуле документооборота создаем вид документа для входящих гарантийных писем.  

• Заполняем поля в карточке вида документа, указываем документопоток и действия по отправке.  

• Выбираем тип документа и тип нумерации, сохраняем и закрываем карточку.  

• Создаем группу регистрации для входящих гарантийных писем, назначаем ответственного сотрудника.  

• Участники группы могут регистрировать документы, редактировать их карточки и изменять регистрационные данные.  

• Добавляем участников группы, которые будут регистрировать документы входящего документопотока.  

• Создаем новый журнал регистрации для входящих гарантийных писем.  

• Указываем название, тип журнала, количество цифр в номере и группу регистрации.  

• Настраиваем формат номера и проверяем его корректность.  

• Задаем номер, с которого начнется нумерация документов в журнале.  

• Создаем настройку для входящих гарантийных писем, указываем тип регистрации и документопоток.  

• Выбираем виды документов, для которых будет применяться настройка.  

• Указываем нужную организацию и подразделение, выбираем нужный журнал.  

• Руководитель отдела продаж заносит входящее гарантийное письмо в систему.  

• При правильной настройке в выпадающем списке регистрации появляется действие зарегистрировать.  

• Журнал для входящих гарантийных писем подставляется автоматически.  

• Установлен флажок "Вид документа по умолчанию" для автоматического подставления вида документа в карточку нового документа.  

• Настроен флажок "Автоматическая нумерация" для автоматического присвоения номера документу при сохранении.  

• Журнал для служебных записок преднастроен в системе, нумерация ведется в рамках подразделения.  

• Добавлен код подразделения для идентификации номера записки.  

• Скорректирована предустановленная настройка регистрации для служебных записок.  

• Проверка настройки нумерации: менеджер отдела продаж создает служебную записку, номер присваивается автоматически.  

• Вид "Исходящее письмо" настроен по умолчанию.  

• Создана группа регистрации "Приемные" для регистрации документов.  

• Настроена регистрация с типом резервирования для автоматического присвоения номера.  

• Юрист создает исходящее письмо и резервирует номер.  

• Регистрационный номер и дата добавляются автоматически в текст письма.  

• Настройка видов и категорий договоров.  

• Создание категорий для дополнительной классификации и настройки правил согласования.  

• Настройка групп регистрации для отделов продаж, снабжения и бухгалтерии.  

• Создание отдельных журналов для каждого вида договорного документа.  

• Настройка нумерации дополнительных соглашений и актов в рамках договоров.  

• Проверка соответствия настроек регистрации регламенту организации через отчет настройки регистрации.  

• Отчет настройки регистрации показывает доступные журналы и настройки нумерации.  

• Сообщения "Журнал указывается вручную" и "Настройка нумерации не задана" указывают на необходимость создания журналов и настроек.  

• Возможность самостоятельной настройки регистрации и нумерации для других видов документов.