Системы документации

• Деятельность любой организации опирается на документы.  

• Документы можно разделить на группы по различным признакам.  

• Системы документации включают глобальные, общегосударственные, функциональные и отраслевые системы.  

• Глобальные системы включают все документы, создаваемые в рамках одной страны.  

• Общегосударственные системы охватывают все документы, создаваемые на территории одной страны.  

• Функциональные системы связаны с определенными направлениями работ.  

• Отраслевые системы охватывают документы, создаваемые в конкретной отрасли, например, образование или здравоохранение.  

• Кадровая документация связана с обеспечением организации кадрами.  

• Бухгалтерская документация включает учетно-расчетные операции.  

• Распорядительная документация включает приказы и поручения.  

• Архивная документация включает документы, которые больше не используются, но должны храниться.  

• Документы личного происхождения содержат персональные данные и используются в профессиональной деятельности.  

• Официальные документы используются в организациях и делятся на управленческие, научные, технические и другие.  

• Унификация документов включает выбор рациональных структур и приведение к единообразию.  

• Унификация упрощает работу с документами, сокращая их количество и экономя время.  

• Унификация проводится на международном, региональном и национальном уровнях.  

• Унификация состава документов включает сокращение видов документов.  

• Унификация форм документов включает стандартизацию форм и реквизитов.  

• Унификация текстов включает создание типовых текстов, трафаретов, анкет и таблиц.  

• Типовые тексты включают готовые тексты, которые можно использовать с минимальными изменениями.  

• Трафареты включают повторяющиеся части текста, которые заполняются по-разному в каждом документе.  

• Типовые тексты используются для часто повторяющихся документов.  

• Трафареты помогают упростить заполнение документов, заменяя повторяющиеся данные.  

• Примеры: справки о том, что ученик является учеником школы, анкеты для личных данных.  

• Унификация сокращает количество документов и упрощает их оформление.  

• Таблицы помогают представить информацию в удобном формате.  

• Унификация снижает трудовые и материальные затраты на подготовку документов.  

• Унифицированные системы документации объединяют документы в основные управленческие системы.  

• Они предназначены для использования всеми организациями.  

• Примеры: организационно-распорядительная документация, банковская документация, финансовая документация.  

• Для каждой унифицированной системы документации разработан государственный стандарт ГОСТ.  

• Организации должны оформлять документы по этим стандартам.  

• Унифицированная форма документа включает обязательные реквизиты, такие как подпись и печать.  

• Организационно-распорядительные документы включают информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.  

• Примеры: объяснительные записки, приказы, должностные инструкции.  

• Для этой системы разработан стандарт, который организации должны соблюдать.  

• Стандартизация и унификация документов направлены на рационализацию процессов и сокращение документопотоков.  

• Они способствуют повышению уровня управления и выработке прогрессивных методов работы с документами.  

• Эти темы будут рассмотрены на дальнейших занятиях.