Введение в управление проектами внедрения ERP-систем

• Вебинар посвящен управлению проектами внедрения ERP-систем.  

• Ведущий - Алексей Бобровников, руководитель группы методической поддержки документации в компании 1С.  

• Вебинар включает знакомство с участниками и обзор книг серии Академии ERP.  

• Серия включает более десяти книг, включая введения в тему и специализированные книги.  

• Книги охватывают различные аспекты ERP, от гособоронзаказа до МСФО.  

• Вебинар будет посвящен введению в управление проектами и даст полезные материалы и ответы на вопросы.  

• ERP - это аббревиатура от Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия.  

• ERP включает множество подсистем и блоков, таких как CRM, ERP, HRMS и другие.  

• Основное отличие ERP от бухгалтерской системы - фокус на оперативном учете и автоматизации бизнес-процессов.  

• ERP полезна для крупных компаний, где требуется серьезное управление бизнесом.  

• ERP помогает в стратегическом и тактическом бюджетировании, управлении ключевыми показателями и контроле за ними.  

• ERP способствует переходу к цифровой экономике и управлению ресурсами через интернет вещей.  

• Важно составить функциональные требования и провести тендер.  

• Необходимо учитывать текущий ИТ-ландшафт и прогнозировать будущее развитие.  

• Важно оценить затраты на внедрение и эксплуатацию системы, а также окупаемость и обоснование затрат перед учредителями.  

• Ключевой сотрудник - это работник, от которого зависит эффективная работа компании.  

• Это может быть не только руководитель подразделения, но и рядовой сотрудник, хорошо понимающий бизнес-процессы.  

• Знания ключевых сотрудников позволяют автоматизировать важные функции в системе.  

• Полнота описания: требования должны быть точными и недвусмысленными.  

• Реализуемость: требования должны быть осуществимыми и необходимыми.  

• Проверяемость: требования должны иметь проверяемые результаты, такие как печатные формы или бухгалтерские проводки.  

• Заказчик выбирает систему и исполнителей.  

• Составляется запрос на информацию и коммерческое предложение.  

• Коммерческое предложение включает презентацию, оценку бюджета и временные рамки.  

• Анализ систем на предмет покрытия бизнеса заказчика.  

• Требования описываются в иерархии с приоритетами и обязательностью.  

• Оценка покрытия требований и возможные разрывы.  

• Маст-хэв: стержень, без которого невозможно писать.  

• Шут-хэф: корпус, который делает использование удобным.  

• Кут-хэф: опции, такие как зажим, которые улучшают удобство.  

• Фуд-лайф: дополнительные функции, которые можно пропустить.  

• Текущий ландшафт: разрозненные системы и отсутствие интеграции.  

• Перспективный ландшафт: комплексная ERP-система.  

• Промежуточные состояния: автоматизация оперативного учета и казначейства.  

• Нагрузочные тесты проводятся в процессе внедрения.  

• Железо должно быть масштабируемым и соответствовать будущим потребностям.  

• Использование облачных сервисов для экономии и масштабирования.  

• Внутри компании есть хранилище данных, бэкапы и управление сетью.  

• Три облачных предложения: Safari Service, Platform Service и аренда железа.  

• Safari Service: приложение под сторонним управлением, платформа Service: приложение устанавливается самостоятельно, аренда железа: полная ответственность за операционную систему.  

• Разовые инвестиции: покупка системы и лицензий.  

• Стоимость лицензии на рабочее место и сервер.  

• Услуги по настройке, доработке и обучению.  

• Операционная система и система резервного копирования.  

• Обновление и приобретение новых компьютеров.  

• Ежегодные затраты на техническое обслуживание и подписку на сопровождение.  

• Внутренняя поддержка и обновление системы.  

• Возможные расходы на обновление аппаратуры и профилактику.  

• Экономия на оплате труда за счет автоматизации.  

• Рост компании за счет увеличения охвата рынка.  

• Прозрачность бизнеса и аутируемость третьей стороной.  

• Важность правильного внедрения системы.  

• Необходимость настройки и использования методологии.  

• Технологии управления проектами: гибкие и водопадные методы.  

• Agile - это семейство гибких подходов к разработке ПО.  

• Основной манифест Agile: люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов.  

• Гибкость и готовность к изменениям делают Agile подходящим для разработки ПО.  

• Гибкие методологии, такие как Agile, подходят для внедрения ERP-систем.  

• Водопадные методологии, такие как Waterfall, лучше подходят для крупных и сложных проектов.  

• Гибридные методологии могут сочетать элементы обоих подходов.  

• Отсутствие методологии может привести к высоким рискам.  

• Внедрение без методологии может быть опасным и неэффективным.  

• Важно понимать, что проектные технологии не гарантируют успех.  

• Технологии быстрого результата TBR подходят для небольших доработок.  

• Технологии корпоративного сопровождения TCS помогают поддерживать запущенные системы.  

• Важно иметь выстроенную методологию для успешного внедрения.  

• Проектный треугольник: быстро, качественно, дешево.  

• Гибкие подходы фиксируют стоимость и сроки, в отличие от водопадных.  

• Управление сроками, ресурсами и объемом работ важно для достижения качества.  

• Внедрение ERP-систем может быть постепенным или полным.  

• Важно автоматизировать замкнутый круг учета, чтобы избежать отрицательных остатков.  

• Автоматизация должна охватывать все ключевые процессы для успешного бизнеса.  

• Запуск от оперативного контура: нормативно-справочная информация и закупки.  

• Вторая очередь: управление производством, бухгалтерский и налоговый учет.  

• Третья очередь: бюджетирование, планирование, казначейство.  

• Альтернативный вариант: бюджетирование и казначейство в первую очередь.  

• Заказчик, исполнитель, поставщик и спонсор проекта.  

• Взаимодействие между ними: внедрение, использование, разработка, спонсорство.  

• Команда проекта: управляющий комитет, рабочая группа, центр компетенции.  

• Специалисты исполнителя: методисты, консультанты, аналитики, системные архитекторы, разработчики, тестировщики, технические писатели.  

• Руководитель проекта, консультанты, системные архитекторы, разработчики.  

• Цикл проекта: генерация требований, разработка, тестирование, ввод в эксплуатацию.  

• Важность личных встреч, переписки, тимбилдингов.  

• Шаблоны проектных документов для единообразия.  

• Управление конфликтами внутри команды и между заказчиком и исполнителем.  

• Начало проекта: инициализация, анализ, проектирование, планирование.  

• Выполнение работ: разработка, настройка, тестирование, обучение.  

• Завершающая фаза: канализация работ, поддержка системы.  

• Влияние затрат и вероятности успеха на проект.  

• Затраты и численность специалистов: максимальные в середине проекта.  

• Вероятность успешного завершения максимальна к концу проекта.  

• Предъективный жизненный цикл: последовательный.  

• Итеративный жизненный цикл: прототипирование, фиксация решений.  

• Инкриментальный жизненный цикл: внедрение небольшими блоками.  

• Проект состоит из этапов: инициация, анализ, концептуальное проектирование.  

• Рабочие и отчетные документы: фиксация проектных решений, юридические документы.  

• Важность фиксации и утверждения документов для юридической силы.  

• Отчет об экспресс-обследовании и устав проекта.  

• Договор на проект и коммерческое предложение.  

• Протоколы совещаний, презентации и обновления документов.  

• Система появляется как прототип.  

• Много рабочих и отчетных документов.  

• Технический проект как центральный документ.  

• План-факт график проекта для фиксации сроков и бюджета.  

• Много рабочих документов: технические задания, протоколы, презентации.  

• Акт передачи инструкций пользователей.  

• Соглашение по договору и пересмотр границ проекта.  

• Периодический рабочий отчет.  

• Отчет о выполненных работах и акт для расчета.  

• Журнал изменений и запрос на изменения.  

• Регламент перехода к промышленной эксплуатации.  

• Приказ по фирме о начале промышленной эксплуатации.  

• Отчеты и акты по фазе, итоговая презентация с результатами проекта.  

• Бюджет проекта включает все денежные средства для его исполнения.  

• Срок проекта определяется календарным временем выполнения фаз.  

• Иерархическая структура работ помогает декомпозировать требования и оценить бюджет и сроки.  

• Фиксированный бюджет и оплата по факту.  

• Микс двух подходов: фиксированный бюджет с гибким управлением.  

• Оценка бюджета на разных фазах проекта: грубый порядок величины, порядок величины, точная оценка.  

• Оценка по аналогам: сравнение с другими проектами.  

• Анализ предложений исполнителей: сбор коммерческих предложений.  

• Оценка снизу вверх: оценка иерархической структуры работ.  

• Оценка сверху вниз: управление объемом работ на основе грубых оценок.  

• Экспертная оценка: использование знаний экспертов.  

• Параметрическая оценка: оценка по параметрам, например, количество отчетов.  

• Метод оценки по трем точкам: оптимистическое, пессимистическое и вероятное время.  

• Учет графика отпусков и праздников.  

• Использование программ по управлению проектами для создания диаграммы Ганта.  

• Оценка сложности задач по шаблонам и модификациям.  

• Оценка трудозатрат и календарного времени для простого отчета.  

• Учет всех этапов: подготовка ТЗ, разработка, тестирование, обновление и демонстрация.  

• Реальная практика использования может потребовать доработки отчета.  

• Правило Парето 80/20: 80% результата достигается за 20% усилий.  

• Применяется ко всему, включая футбольные матчи и проекты.  

• Важно понимать, что 80% проекта делается за 20% усилий.  

• Проект завершается, когда он выполнен на 100%.  

• Визуально завершенный проект может быть непригоден для работы.  

• Качество гарантируется только при 100% завершении.  

• Риск — это неопределенное событие с положительным или отрицательным эффектом на проект.  

• Внедрение ERP — рисковое предприятие, с частыми изменениями подрядчиков и проблемами завершения.  

• Типы рисков: событийные и не событийные, риски вариативности и неоднозначности.  

• Самоуправление рисками включает идентификацию, анализ, оценку и планирование реагирования.  

• Постоянный мониторинг и контроль проекта.  

• Руководитель проекта должен контролировать все аспекты управления рисками.  

• Границы проекта, требования и ожидания заинтересованных сторон порождают риски.  

• Технические и организационные источники рисков включают неоптимальные решения и отсутствие проектной методологии.  

• Внешние условия, такие как форс-мажоры и действия третьих лиц, также являются рисками.  

• Риск коммуникации возникает, когда документация и объяснения не соответствуют ожиданиям.  

• Важно использовать шаблоны и навыки для подготовки документации и коммуникации.  

• Риски нужно идентифицировать и анализировать заранее.  

• Подготовка плана по устранению рисков и эскалация на управляющий комитет.  

• Периодический анализ рисков необходим для предотвращения их срабатывания в будущем.  

• Уклонение от риска: избегание или перекладывание на других.  

• Снижение риска: предупредительные меры и борьба со свободным риском.  

• Принятие риска: смириться с неизбежным, например, изменение законодательства.  

• Видеокурсы и презентации для подготовки к экзаменам.  

• Система проектирования и управления проектами.  

• Система тестирования и управления сроками и ответственными.  

• Книга "Практика франчайзи" для внедренцев.  

• Книга "Настольная книга аналитика" для консультантов.  

• Ссылки на электронные и бумажные версии книг.  

• Сценарное тестирование для автоматизации процессов.  

• Регрессионное тестирование для проверки целостности системы.  

• Применение инструментов 1С ERP для тестирования.  

• Принципы внедрения ERP аналогичны проектному управлению.  

• Модуль проверки контрагентов в системе 1С.  

• Анализ контрагентов и выявление фирм-однодневок.  

• Книга "Управление продажами 1С".  

• Документация по работе с логистическим функционалом.  

• Вопросы организации учебного процесса.  

• Заключаем партнерские соглашения с образовательными организациями высшего и среднего профессионального образования.  

• Цель сотрудничества — распространение лучших практик и доступ к методической базе компании.  

• Преподаватели могут бесплатно пользоваться учебными базами компании.  

• Для регистрации необходимо указать название образовательной организации, адрес и контактные данные преподавателя.  

• После регистрации преподаватель получает доступ к менеджеру сервиса и возможность настраивать группы пользователей.  

• Преподаватель формирует список учебных баз для каждой группы студентов.  

• Преподаватель может создавать и назначать учебные базы для студентов.  

• Для индивидуальных лабораторных работ создаются отдельные облачные базы для каждого студента.  

• Возможность загрузки данных из внешних источников и использования готовых учебных баз.  

• Доступны каркасные и демонстрационные базы для обучения.  

• Демонстрационные базы содержат большие учебные примеры.  

• Для задач планирования производства и расчета себестоимости рекомендуется использовать предостроенную учебную базу.  

• Курс по автоматизации машиностроительного производства реализован в виде учебной базы.  

• Программа "Легкий старт" для преподавателей, длительность около полугода.  

• Обучение по программированию, ERP и подготовке экспертов в росте по технологиям.  

• Вебинары и тренинги являются частью программы повышения квалификации.  

• Возможность ознакомиться с методическими подходами по изучению вопросов оперативно-производственного планирования.