Урок 6. Документы и их классификация. Часть 2

• Видео объясняет понятие классификации документов, ее цель и основные признаки.  

• Классификация документов помогает разработать принципы составления, оформления и работы с документами.  

• Унификация документов - это процесс стандартизации и унификации документов.  

• Унификация документов включает в себя единые формы, правила оформления и составления документов.  

• Унификация документов также включает единые требования к тексту документов, например, использование официально-делового стиля.  

• Способ фиксации информации: письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические документы.  

• Содержание: организационно-распорядительные, финансово-отчетные, документы по личному составу.  

• Наименование: инструкции, приказы, справки, протоколы и другие виды документов.  

• Организационные документы: устав, штатная численность, структура и штатное расписание.  

• Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения.  

• Информационно-справочные документы: справки, объяснительные записки, докладные записки.  

• Типовые документы: разработаны вышестоящими организациями, обязательны для исполнения.  

• Примерные документы: разработаны вышестоящими организациями, носят рекомендательный характер.  

• Индивидуальные документы: разрабатываются в нижестоящих организациях, отражают работу с документами в данной организации.  

• Простые документы: содержат решение одного вопроса.  

• Сложные документы: содержат решение нескольких вопросов.  

• Внутренние документы: создаются в учреждении для решения своих вопросов.  

• Внешние документы: готовятся для другой организации, для передачи информации.  

• Срочные документы: необходимо исполнить в первую очередь.  

• Несрочные документы: не имеют установленного срока исполнения.  

• Служебные документы: отражают вопросы деятельности организации.  

• Официально личные документы: касаются определенных лиц (приказы по личному составу).  

• Обычные документы: могут быть представлены любому работнику.  

• Секретные документы: содержат секретную служебную информацию.  

• Документы для служебного пользования: могут быть рассмотрены только руководящим составом организации.  

• Секретные документы содержат секретную информацию, которая не должна выходить за рамки определенного круга лиц.  

• Документы для служебного пользования могут быть использованы руководителями структурных подразделений для принятия решений, но не могут быть представлены сотрудникам.  

• По степени гласности документы делятся на обычные, секретные и для служебного пользования.  

• Подлинные документы соответствуют установленным правилам и требованиям, подложные документы содержат недостоверную информацию.  

• Подлинники содержат исходную информацию, оформленную в соответствии с правилами и требованиями, копии - точное воспроизведение реквизитов подлинника.  

• Виды копий: ксерокопия, отпуск, выписка, дубликат.  

• Унификация документов - это приведение их к единообразию, стандартизация - это установление единых требований к оформлению документов.  

• Ответы на вопросы: понятие документ, классификация документов, унификация документов.